Erstellung eines Gehaltszuschlags

In Kenjo sind Zuschläge eine zusätzliche Vergütung, die Arbeitnehmer erhalten, wenn sie unter bestimmten Gegebenheiten arbeiten, wie an Sonntagen, Nachts oder Feiertagen. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Zuschläge nicht Teil des vertraglichen Grundlohns eines Arbeitnehmers sind, sondern zusätzliche Zahlungen. In der Regel werden sie in individuellen Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder unternehmensspezifischen Vereinbarungen festgelegt.

Um Gehaltszuschläge in Kenjo effektiv einzurichten, solltest du diese vorbereitenden Schritte befolgen:

1. Aktiviere die Zeiterfassung für dein Konto: Falls noch nicht geschehen, gehe zu den Einstellungen und aktiviere die Anwesenheitsfunktion.
2. Aktivieren die Zeiterfassung für Mitarbeiter: Die Anwesenheitserfassung ist wichtig, damit die Software feststellen kann, wann ein Mitarbeiter arbeitet. Navigiere zu den Profilen der einzelnen Mitarbeiter und klicke im rechten Bereich auf Zeiterfassung aktivieren.
3. Gehälter für Mitarbeiter hinzufügen: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter, die für die Zuschläge in Frage kommen, ein aktives Gehalt hinterlegt haben, wenn der Zuschlag in Kraft tritt. Du kannst Gehälter hinzufügen, indem du zu Mitarbeiterprofil > Registerkarte Gehlat > Gehalt gehst oder die Importfunktion verwendest.
4. Überprüfe die Feiertage: Da sich Feiertage auf Zuschläge auswirken, ist es wichtig, dass sowohl dein Unternehmen als auch deine Mitarbeiter den richtigen Kalender zugewiesen sind. Weitere Informationen zur Einrichtung von Feiertagen findest du in diesem Artikel aus unserem Help Center.

Nachdem du diese Schritte durchgeführt hast, gehe zu Anwesenheit > Einstellungen und wähle Gehaltszuschläge, um mit der Konfiguration der Zuschläge zu beginnen.

Hinzufügen eines Gehaltszuschlags

Klicke auf (+) ZUSCHLAG HINZUFÜGEN, um den Einrichtungsprozess zu starten. Hier sind die wichtigsten Angaben, die du machen musst:

• Allgemeine Informationen
  • Name: Gebe einen Namen für den Zuschlag an.
  • Beschreibung: Gebe eine kurze Beschreibung des Zuschlags an.
• Bedingungen: In diesem Abschnitt kannst du festlegen, wann der Zuschlag angewendet werden soll. Du kannst eine oder beide der folgenden Optionen wählen:
  • Gesetzliche Feiertage: Dabei wird der firmeneigene Kalender berücksichtigt, nicht aber die individuellen Feiertage.
  • Bestimmte Tage und Uhrzeiten: Hier kannst du bestimmte Tage und Uhrzeiten auswählen, an denen der Zuschlag gilt, einschließlich der Option "ganztägig", bei der der Zuschlag um 00:00 Uhr am gewählten Tag beginnt.
• Zuschlagsrate: Du wirst aufgefordert, einen prozentualen Aufschlag auf das stündliche Grundgehalt auszuwählen. Wähle eine Zahl zwischen 100 und 300, um den Satz zu definieren. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie dieser Satz angewendet wird, lese unseren entsprechenden Artikel.
• Datum des Inkrafttretens: Gebe das Datum an, an dem der Zuschlag in Kraft treten soll. Du kannst ein beliebiges Datum in der Zukunft wählen. Beachte, dass die Auswahl eines vergangenen Datums keine Auswirkungen auf die bereits, in der Abrechnungsübersicht, bestätigten Abrechnungen hat.
  • Enddatum (optional): Du kannst optional ein Enddatum hinzufügen. Es ist ratsam, dieses Feld leer zu lassen, es sei denn, du weißt, dass der Zuschlag und seine Bedingungen nur für einen begrenzten Zeitraum gelten, ab dem der Zuschlag wirksam wird.

In Deutschland beispielsweise erhalten Arbeitnehmer für die an Sonn- und Feiertagen geleisteten Arbeitsstunden einen Satz von 200 %. Um diese Regel einzurichten, würdest du den folgenden Zuschlag erstellen:

• Name: Sonntag und Feiertage
• Beschreibung: Zuschlag für Arbeit an Sonn- und Feiertagen
• Bedingungen:
  • Markiere das Kästchen für Feiertage
  • Wähle Sonntag und kreuze das Kästchen "Ganztägig" an.
• Satz: 200%
• Datum des Inkrafttretens: Gebe das Datum an

Das Ergebnis: Mitarbeiter, die unter diese Regelung fallen und die Anwesenheit an Sonn- oder Feiertagen nachweisen, erhalten den doppelten Stundensatz.

Wenn du diese Schritte befolgst, können Gehaltszuschläge in Kenjo effektiv verwaltet und implementiert werden, um eine faire und genaue Vergütung für deine Mitarbeiter zu gewährleisten.

Massenzuweisung für Mitarbeiter

Nachdem du die Zuschlagsregeln erstellt hast, kannst du sie im nächsten Schritt den Mitarbeitern zuweisen oder sie für eine spätere Verwendung aufheben. Es ist erwähnenswert, dass die Massenzuweisung nur in den Anwesenheitseinstellungen durchgeführt werden kann und der Zugriff auf diese Funktion ist auf Adminis und HR-Adminis beschränkt. Finanzadminis haben jedoch auch die Möglichkeit, Mitarbeitern auf der Registerkarte Gehalt des Mitarbeiters individuelle Zuschläge zuzuweisen.

Bei der Massenzuweisung erhälst du eine umfassende Liste aller verfügbaren Mitarbeiter, die du mit den Filtern am oberen Rand bequem filtern kannst. Du hast die Flexibilität, einzelne Mitarbeiter hinzuzufügen oder Massenzuweisungen vorzunehmen.

Hinweis: Für eine rationale Vorgehensweise solltest du den Filter Gehaltszuschläge verwenden. Damit kannst du schnell Mitarbeiter identifizieren, denen bereits zuvor erstellte Zuschläge zugewiesen wurden. Auf diese Weise kannst du die Zuweisung von Zuschlägen einfach verwalten und sicherstellen, dass eure Vergütungsstrategien in eurer Belegschaft effizient umgesetzt werden.

Warnhinweise in den Zuschlagsregeln

Bei der Zuweisung von Zuschlagsregeln in großen Mengen kannst du neben einem Mitarbeiter auf zwei Arten von Warnmeldungen stoßen:

Kein Gehalt: Diese Warnung zeigt an, dass der Mitarbeiter zum aktuellen Datum, an dem du den Zuschlag erstellst, kein aktives Gehalt hat. Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Datum vom Startdatum der Zuschlagsregel abweichen kann. Wenn die Zuschlagsregel vor oder am selben Tag wie das aktuelle Datum beginnt, wird der Zuschlag erst wirksam, wenn ein Gehalt hinzugefügt wird. Es gibt jedoch ein Szenario, in dem ein Gehalt in der Zukunft hinzugefügt wird, und in diesem Fall wird die Zuschlagsregel ab diesem zukünftigen Datum in Kraft treten.

Beispiel:

• Du erstellst eine Zuschlagsregel mit einem Anfangsdatum vom 01.01.2023.
• Das heutige Datum ist der 01.07.2023.
• Das Gehalt von Mitarbeiter A soll am 01.08.2023 beginnen.
• In diesem Fall weist dich das System darauf hin, dass es kein Gehalt gibt, d.h. der Zuschlag wird erst ab 01.08.2023 wirksam, wenn das Gehalt aktiv wird.

Um Gehälter zu verwalten oder die Vergütungsdetails von Mitarbeitern zu bearbeiten, navigiere zu Mitarbeiter > Vergütung > Gehalt.

Gelbes Warndreieck: Außerdem kann ein gelbes Warndreieck angezeigt werden, das bedeutet, dass die Zeiterfassung für den Mitarbeiter nicht aktiviert ist. 

Um die Anwesenheitsverfolgung zu aktivieren, gehe auf den Mitarbeiter > Persönlich > Zeiterfassung aktivieren.