Einrichten der Vorbereitenden Lohnabrechnung

Kenjo hilft dir bei der Vorbereitung deiner Lohnabrechnung, indem es alle deine lohnabrechnungsrelevanten Daten mit einem zentralen Dashboard synchronisiert. Es bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, alle deine Lohndaten zu überprüfen, bevor du sie jeden Monat an deinen Buchhalter sendest. 

Sobald du deine Gehaltsabrechnung eingerichtet hast, werden die folgenden Aktionen automatisch in jeder Abrechnungsperiode ausgeführt. 

• Sammeln und synchronisieren aller erforderlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten wie Mitarbeiterstammdaten, Vergütungsdaten, Anwesenheitsdaten, Freistellungsdaten und Unterstützungsdokumente im Payroll Dashboard.

• Bruttolohnberechnungen durchführen (auf der Grundlage von Stunden, Kontaktart, Freizeit usw.).
  

• Visualisiert diese Daten übersichtlich und hebt alle Änderungen gegenüber der vorherigen Abrechnungsperiode hervor.
  

• Erstellt eine Excel- oder .csv-Datei mit allen Informationen.
  

Damit die Gehaltsabrechnung korrekt abläuft, musst du dir bei der Ersteinrichtung etwas Zeit nehmen und überlegen, wie du deine Gehaltsabrechnung einrichtest. Es gibt einige Dinge, die du bei der Einrichtung bedenken musst:  Wie häufig ist dein Gehaltszyklus? Welches sind die wichtigsten Termine für deine Gehaltsabrechnung?  Wie willst du deine Mitarbeiter in verschiedene Abrechnungsgruppen einteilen? Dies kann auf einer Reihe von Faktoren beruhen, wie z. B. Lohnhäufigkeit, stundenweise oder feste Verträge usw.  Welche Attribute möchtest du in der Abrechnungsvorschau sehen und welche Attribute möchtest du senden? Wie willst du die Stundenlöhne berechnen?

In der Menüleiste auf der linken Seite gehst du auf Einstellungen > Lohnabrechnung. Hier kannst du den Inhalt sowie den Zeitraum für die Abrechnung deines späteren Exports festlegen.

Es sind zwei verschiedene Seiten zu bestimmen:

• Einstellungen der Lohnabrechnung
• Gehalt

Einstellung der Lohnabrechnung

Um in die Abrechnung aufgenommen zu werden, müssen die Mitarbeiter einer Abrechnungsgruppe angehören.  Eine Abrechnungsgruppe organisiert die Mitarbeiter in logischen Gruppen, die auf einer Reihe von abrechnungsbezogenen Filtern basieren, die du auswählen kannst. Sie sind eine einfache und leistungsfähige Möglichkeit, deine Mitarbeiter für die Abrechnung zu organisieren. 

Kenjo bietet standardmäßig zwei Abrechnungsgruppen an: Feste Löhne und Stundenlöhne. Um diese Standardgruppen zu löschen, kannst du den Mauszeiger über den Namen dieser Gruppen bewegen und auf das Mülleimer-Symbol klicken. Außerdem lassen sich neue Gruppen mit anderen Bedingungen hinzufügen oder die vorhandenen Filter innerhalb jeder Standardgruppe ändern. Jede Gruppe enthält die folgenden Einstellungen:

• Titel: um die Abrechnungsgruppe zu benennen

• Beschreibung: um zu erläutern, worum es in der Gruppe geht

• Filter: 

Mit Hilfe von Filtern werden nur die Mitarbeiter berücksichtigt, die den von dir festgelegten Kriterien entsprechen. Es kann vorkommen, dass du für jede Gruppe eine eigene Lohnabrechnung erstellen musst, wenn Unternehmen, Beschäftigungsart, Lohnperiode und Währung unterschiedlich sind. Du hast die Möglichkeit, zu filtern nach:

Du hast die Möglichkeit, neue Filter hinzuzufügen, indem du auf (+) FILTER HINZUFÜGEN klickst, oder Filter zu löschen, indem du auf das Papierkorbsymbol klickst.

Gehaltsabrechnung-Details:

Nachdem du einen Namen, eine Beschreibung und die Filter, die zu dieser Abrechnungsgruppe gehören, ausgewählt hast, ist es an der Zeit, die Abrechnungsdetails festzulegen.

• Zahlungszeitraum: legt den Zeitrahmen fest, den deine Abrechnungstabelle und der Export widerspiegeln sollen. Du hast drei Optionen:
  • Monatlich, Kalendermonat: deckt den Zeitraum vom 1. bis zum letzten Tag des Monats ab. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die ein festes Monatsgehalt erhalten (z.B. 01.01 - 31.01). Auch wenn der Exporttag vor dem 31.01. liegt, wird das volle Monatsgehalt in deiner Liste erscheinen. 
  • Monatlich, beginnend am: legt einen bestimmten Zeitpunkt im Monat fest, an dem du deine Abrechnung durchführen willst.
  • Variabel, je nach Bestätigungsdatum: wird eine unbefristete Abrechnungsperiode festlegen. Das Abschlussdatum hängt von dem Datum ab, das du für deine Abrechnung unter Mitarbeiter > Lohnabrechnung > BESTÄTIGEN bestätigst. Die nächste Abrechnungsperiode beginnt am folgenden Tag.

• Lohnberechnung auf Stundenbasis:
  • Nutze nur erfasste Stunden: diese Option berechnet den Lohn, indem der Stundenlohn mit den erfassten Stunden, während der Abrechnungsperiode, multipliziert wird.
  • Nutze die erfassten und voraussichtlichen Stunden für die Abrechnungsperiode: diese Option berechnet den Lohn, indem der Stundenlohn mit den erfassten, sowie den voraussichtlichen (vom aktuellen Datum bis zum Ende der Abrechnungsperiode) Stunden multipliziert wird.

• Abwesenheitsart: Hier findest du eine Übersicht über die von dir angelegten Abwesenheitsarten, und du kannst festlegen, welche dieser Arten später in deiner exportierten Datei enthalten sein sollen.

• Dokumente: Hier findest du alle Dokumentarten in deinem System. Du kannst auswählen, welche davon Teil deiner Exportdatei sein sollen.

• Mitarbeiter-Felder: Hier befinden sich alle relevanten Mitarbeiterfelder für deine Lohnabrechnungsdatei. Diese werden später sowohl in der Ansicht Mitarbeiterdaten des Abrechnungsbereichs (unter Mitarbeiter > Lohnabrechnung) als auch in der exportierten Datei angezeigt. Standardmäßig sind alle Felder vorhanden, aber du kannst sie jederzeit abwählen, indem du auf das Mülleimer-Symbol klickst, oder neue Felder hinzufügen, indem du auf (+) FELD HINZUFÜGEN klickst.

Hinzufügen der Kommentar-Funktion zur Übersichtstabelle der Lohnabrechnung: Aktiviere diese Option, wenn Du das Hinzufügen von Kommentaren oder Notizen zu Lohnabrechnungs-Einträgen von Mitarbeiter*innen nutzen möchtest. Wenn Du diese Option aktivierst, wird in der Tabelle unter Mitarbeiter > Lohnabrechnung eine neue Spalte hinzugefügt und angezeigt.

• Konfiguration exportieren: In diesem Abschnitt lässt sich festlegen, welchen Dateityp du exportieren willst (Excel oder CSV) und ob du alle Daten oder nur die Änderungen einbeziehen willst. Außerdem kannst du wählen, ob ein Anwesenheitsbericht für jeden Mitarbeiter, Abwesenheiten und Dokumente enthalten sein sollen.

Beachte:

Für Mitarbeiter*innen, die auf Stundenbasis bezahlt werden und bei denen die Abrechnungsperiode variabel ist, sieht die Berechnung des Lohns wie folgt aus: 

Wenn Du, zum Beispiel, die variable Abrechnungsperiode für stundenweise beschäftigte Mitarbeiter*innen am 17. November abschließt, sieht der Lohn wie folgt aus:

(Summe der erfassten Stunden SEIT Beginn der Abrechnungsperiode bis einschließlich 16. November)*Stundenlohn

Gehalt

Diese Seite enthält deine variablen Zahlungsarten. Du kannst so viele variable Zahlungsarten festlegen, wie du willst. Klicke auf (+) VARIABLE ZAHLUNGSART HINZUFÜGEN, um eine neue zu erstellen.

Damit die variablen Zahlungen in der Abrechnungsübersicht angezeigt werden, musst du wieder zu Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiterfelder > Feld hinzufügen > Neue variable Zahlungsart hinzufügen gehen.

Hinweis: Beachte, dass variable Gehälter nicht gelöscht werden können, wenn sie Mitarbeitern zugewiesen wurden.