Gestion des demandes de congé

Modifié le Mar, 11 Mars à 3:00 H

Sous Absence > Demandes, tu trouveras un aperçu de toutes les demandes d'absence que tu as reçues de tes employés.

Il existe deux scénarios, en fonction des autorisations qui te sont attribuées au sein de l'entreprise :

En tant qu'Admin/RH Admin, tu as l'autorisation d'approuver les demandes d'absence de tous les employés.
Avec un autre profil, par exemple. Manager, tu as l'autorisation d'approuver les demandes d'absence des employés qui te sont subordonnés

Avec l'application Kenjo

Voici comment tu peux gérer les congés en tant qu'Admin, en quelques clics - dans l'application Kenjo :

Demandes d'absence en tant qu'Admin / Admin RH

Tu peux filtrer les demandes d'absence par différents champs (entreprise, bureau, secteurs, départements et équipes) et n'afficher ainsi que les demandes pertinentes.

Pour filtrer tes résultats de recherche :

Clique sur n'importe quel filtre (entreprise, bureau, secteurs, départements et équipes).
Choisis les champs que tu souhaites voir affichés. Tu peux choisir autant de filtres et de champs que tu veux.
Lorsque tu appliques un filtre à un champ spécifique, la barre l'indique en affichant une bulle bleue avec le nombre de valeurs sélectionnées et une barre grise avec le nom des champs affichés.

Remarque: Les filtres sont enregistrés et utilisés chaque fois que tu accèdes au menu des demandes d'absence.

Pour supprimer les filtres enregistrés :

Clique sur le filtre et désactive-le.
Clique sur le X dans la bulle bleue qui apparaît à côté de chaque filtre.
Clique sur le X à côté de la barre grise qui apparaît pour chaque champ.
pour supprimer tous les filtres et champs, clique sur le X sous le champ de recherche pour employés

Pour rechercher un employé en particulier :

Clique sur la barre de recherche en haut à droite.
Écris le nom de l'employé dans le champ.
Confirme avec Entrée.

Voir les demandes d'absence en tant que supérieur

Si tu n'as que l'autorisation d'approuver les demandes d'absence de tes employés subalternes, la barre n'affichera que deux filtres : Mon Équipe et Tous.

Mon Équipe: Ce filtre montrera les employés qui te sont directement subordonnés.
Tous : Ce filtre te montrera toutes les demandes d'absence des employés subordonnés.

Remarque: Le filtre Mon Équipe n'est pas lié aux équipes et départements, mais dépend du champ Se rapporte à

Traiter les demandes de congé

En tant qu'Admin ou supérieur, tu vois les demandes en attente à gauche avec le nom, la date de début et la date de fin de la période d'absence.

Tu peux accepter ou rejeter la demande en cliquant sur le coche verte ou la croix rouge.

Informations sur la demande de congé :

En sélectionnant un nom dans ta recherche, la carte de l'employé s'ouvrira sur la droite avec les informations suivantes :

Crédit de congé actuel de l'employé: Affiche les jours disponibles que l'employé peut encore utiliser.
Données : Affiche la date de la demande, la date de début et de fin de l'absence et le nombre de jours de travail absents.
Description : L'employé a la possibilité d'ajouter une description pour la demande, qui sera affichée ici.
Qui d'autre est absent?: Affiche d'autres employés qui seront également absents pendant cette période.

Veuillez noter qu'il existe deux types différents de congé :

Demandes d'absence nécessitant uniquement ton approbation pour être acceptées
Demandes d'absence nécessitant une approbation en deux étapes pour être acceptées.

Si une demande nécessite une approbation en deux étapes, la phrase En attente d'approbation de et une image de la personne devant approuver la demande s'afficheront dans le coin supérieur droit, survoler l'image avec la souris fera apparaître le nom.

Approbation déléguée

N'oublie pas qu'il est possible de déléguer l'approbation, lorsque tu crées une politique d'absence. Si cette fonction n'était pas activée lors de la configuration de la politique d'absence, tu peux activer l'approbation déléguée en accédant à Congés > Paramètres > Autoriser l'approbation déléguée.

Pour choisir l'approbateur délégué pour un employé, va dans la section personnelle > Informations professionnelles de l'employé et choisis l'employé souhaité. Une fois le choix fait, le processus est le suivant :

Le Supérieur A approuve les demandes de l'Employé A.
Le Supérieur A est en vacances mais a choisi le Supérieur C comme approbateur délégué.
Le Supérieur C reçoit la demande de l'Employé A et décide si elle est acceptée ou rejetée.

Remarque : Si le processus d'approbation délégué n'est pas activé ou si aucun approbateur n'est sélectionné dans le profil, le supérieur direct de l'approbateur ou un Admin dans Kenjo devra traiter la demande de congé.

Processus d'approbation délégué et processus d'approbation en 2 ÉTAPES

Si le processus d'approbation en 2 étapes est actif, plus d'une personne doit approuver la demande d'absence, le processus d'approbation délégué se déroule comme suit;

L'Employé A demande une absence au Supérieur B.
La demande doit d'abord être approuvée par le Supérieur A puis par le Supérieur B (2 étapes).
Le Supérieur B ne peut voir la demande que si le Supérieur A l'a approuvée;
Le Supérieur A est en vacances et a choisi le Supérieur C comme approbateur délégué.
Le Supérieur C reçoit la demande et l'approuve.
Le Supérieur B reçoit maintenant la demande.
Le Supérieur B peut décider d'accepter ou de rejeter la demande.