Afwezigheidsverzoeken beheren

Onder Afwezigheid > Verzoeken vind je een overzicht van alle afwezigheidsverzoeken die je van je medewerkers hebt ontvangen.

Er zijn twee scenario's, afhankelijk van de toegekende bevoegdheden binnen het bedrijf:

• Als Admin/HR Admin heb je de bevoegdheid om afwezigheidsverzoeken van alle medewerkers goed te keuren.
• Met een ander profiel, bv. Manager, heb je de bevoegdheid om afwezigheidsverzoeken van jouw ondergeschikte medewerkers goed te keuren

Met de Kenjo App

Hier zie je hoe je als Admin afwezigheden kunt beheren met slechts een paar klikken - in de Kenjo App:

Afwezigheidsverzoeken als Admin / HR Admin

Je kunt de afwezigheidsverzoeken filteren op verschillende velden (bedrijf, kantoor, gebieden, afdelingen en teams) en zo alleen de relevante verzoeken laten zien.

Om je zoekresultaten te filteren:

• Klik op een willekeurige filter (bedrijf, kantoor, gebieden, afdelingen en teams).
• Kies de velden die je wilt laten zien. Je kunt zoveel filters en velden kiezen als je wilt.
• Als je een filter in een bepaald veld toepast, wordt dit aangegeven met een blauwe ballon die het aantal geselecteerde waarden toont en een grijze balk met de namen van de velden.
  
  

Opmerking: De filters worden opgeslagen en elke keer gebruikt als je het menu Afwezigheidsverzoeken opent.

Om de opgeslagen filters te verwijderen:

• Klik op de filter en haal het weg.
• Klik op de X in de blauwe ballon die naast elke filter verschijnt.
• Klik op de X naast de grijze balk die voor elk veld verschijnt.
• om alle filters en velden te verwijderen, klik op de X onder het zoekveld voor medewerkers

Om naar een specifieke medewerker te zoeken:

• Klik op de zoekbalk in de rechterbovenhoek.
• Typ de naam van de medewerker in het veld.
• Bevestig met Enter.

Bekijk afwezigheidsverzoeken als leidinggevende

Als jij alleen de bevoegdheid hebt om de afwezigheidsverzoeken van jouw ondergeschikte werknemers goed te keuren, zal de balk slechts twee filters tonen: Mijn Team en Alle.

• Mijn Team: Deze filter toont de medewerkers die je direct onder jou vallen. 
• Alle: Deze filter toont alle afwezigheidsverzoeken van ondergeschikte medewerkers. 

Opmerking: De filter Mijn Team is niet gerelateerd aan de teams en afdelingen, maar is afhankelijk van het veld Rapporteert aan 

Afwezigheidsverzoeken verwerken

Als Admin of leidinggevende zie je de Openstaande Verzoeken aan de linkerkant met de naam, startdatum en de einddatum van de afwezigheidsperiode.

Je kunt het verzoek accepteren of weigeren door op de groene vink of het rode kruis te klikken. 

Informatie van het afwezigheidsverzoek:

Door een naam uit je zoektocht te selecteren wordt de kaart van de medewerker aan de rechterkant geopend, met de volgende informatie:

• Huidig vakantiesaldo van de medewerker: Toont de beschikbare dagen die de medewerker nog kan gebruiken. 

• Gegevens: Toont de aanvraagdatum, begin- en einddatum van de afwezigheid en het aantal afwezigheidsdagen.

• Beschrijving: De medewerker kan een beschrijving voor het verzoek toevoegen, dat hier wordt weergegeven.

• Wie is er nog meer niet aanwezig?: Toont andere medewerkers die in deze periode ook afwezig zullen zijn.

Let op dat er twee verschillende afwezigheidstypes zijn: 

• Afwezigheidsverzoeken die alleen jouw goedkeuring nodig hebben, om geaccepteerd te worden
• Afwezigheidsverzoeken die een tweestaps goedkeuring nodig hebben om geaccepteerd te worden.

Als het een verzoek betreft dat een tweestaps goedkeuring nodig heeft, wordt in de rechterbovenhoek weergegeven "Wachtend op goedkeuring van" en een afbeelding van de persoon die het verzoek moet bevestigen, wanneer je met de muis over de afbeelding beweegt, wordt de naam getoond.

Gedelegeerde Goedkeuring

Vergeet niet dat het mogelijk is om de goedkeuring te delegeren, wanneer je een afwezigheidsbeleid creëert. Als deze functie bij het instellen van de afwezigheidsrichtlijn niet was geactiveerd, kun je de gedelegeerde goedkeuring activeren door naar Instellingen > Afwezigheden > gedelegeerde goedkeuring toestaan te gaan.

To choose the delegated approver for an employee, go to the People > Personal > Work section and choose the member Delegated approver. Once the option is selected, the process will look like this:

Om de gedelegeerde goedkeurder voor een medewerker te kiezen, ga naar de Persoonlijke Sectie > Zakelijke Informatie van de medewerker en kies de gewenste medewerker. Zodra een keuze is gemaakt, ziet het proces er als volgt uit:

• Leidinggevende A keurt de verzoeken van medewerker A goed.
• Leidinggevende A is met vakantie maar heeft leidinggevende C als gedelegeerd goedkeurder geselecteerd.
• Leidinggevende C ontvangt het verzoek van medewerker A en beslist of het verzoek wordt geaccepteerd of afgewezen.
  
  

Opmerking: Als het gedelegeerde goedkeuringsproces niet is geactiveerd of geen goedkeurder in het profiel is geselecteerd, moet de directe leidinggevende van de goedkeurder of een admin in Kenjo de vakantieaanvraag verwerken.

Gedelegeerd Goedkeuringsproces en 2 STAP Goedkeuringsproces

Wanneer het 2 stappen goedkeuringsproces actief is, moeten meer dan één persoon het afwezigheidsverzoek goedkeuren, het gedelegeerde goedkeuringsproces ziet er als volgt uit: 

• Medewerker A vraagt bij leidinggevende B een afwezigheid aan.
• Het verzoek moet eerst door leidinggevende A en vervolgens door leidinggevende B worden goedgekeurd (2-stappen).
• Leidinggevende B kan het verzoek pas zien wanneer leidinggevende A het verzoek heeft goedgekeurd. 
• Leidinggevende A is met vakantie en heeft leidinggevende C als gedelegeerd goedkeurder geselecteerd.
• Leidinggevende C ontvangt het verzoek en keurt het goed.
• Leidinggevende B ontvangt nu het verzoek.
• Leidinggevende B kan beslissen of het verzoek wordt geaccepteerd of afgewezen.