Asignar Ausencias

Kenjo te permite asignar políticas de ausencia a tus empleados de manera individual o múltiple. 

Contenido:

• Asignación para un solo empleado
• Asignación a múltiples empleados

Asignación para un solo empleado

Dirígete a Ausencias > Empresa. Aquí tendrás una vista general de todos los empleados, sus tipos de ausencia, así como sus políticas asignadas.

Si deseas asignar una política de ausencia a un empleado, por favor sigue los próximos pasos: 

• Haz clic en el botón de tres puntos situado junto al empleado correspondiente
• Elige Administrar políticas en el menú
• Encontrarás todos los Tipos de ausencia junto con las políticas que has creado para cada uno de los tipos
• Realiza los cambios necesarios escogiendo la política en Política asignada
• Haz clic en Guardar cambios

Cuando asignas una política a un empleado, puedes registrar la Fecha de aplicación para decidir el momento en el que será efectiva:

• Fecha de inicio: Elija esta opción para las nuevas incorporaciones con el fin de facilitar las primeras asignaciones. Esta opción se basa en la fecha que hayas establecido en el perfil del empleado. 
• Este ciclo: Elija esta opción para los empleados que no tengan asignaciones anteriores (como los recién incorporados) y le permitirá simular que la política se asignó al principio del ciclo anual. Esta opción se basa en el ciclo que eligió al configurar la política por primera vez.
• Fecha fija: selecciona esta opción para elegir una fecha fija para la política. Esta fecha puede ser pasada, presente (hoy) o futura.
• Próximo ciclo: Elija esta opción para que la política se inicie en el ciclo siguiente. Esta opción se basa en el ciclo que eligió al configurar la política por primera vez.

Si la política tiene reglas de prorrateo aplicadas, Kenjo calculará automáticamente el saldo basándose en esas reglas de prorrateo y en la información del perfil del empleado.

Si quieres cambiar el cálculo del balance, puedes hacerlo manualmente siguiendo los próximos pasos:

• Dirígete a  Ausencias > Empresa, haz clic en el botón de tres puntos junto al empleado
• Elige Ajustar balance en el menú
• Registra el Nuevo balance y haz clic en Ajustar

Mediante este mismo proceso, podrás ajustar los días de acarreo y los días disfrutados

Nota: 

• A primera vista, se muestran únicamente los empleados activos. Si deseas modificar las políticas para aquellos empleados que estén desactivados o no activados, también lo puedes realizar utilizando el filtro de selección que aparece a la izquierda de la pantalla.
• Puedes ocultar los detalles de las fichas de ausencias a sus empleados. Los detalles de las tarjetas de tiempo libre están pensados para informar a sus empleados sobre cómo están configuradas sus correspondientes reglas de tiempo libre para que entiendan su saldo. Sin embargo, tiene la opción de ocultar esta información en la configuración de cada regla de tiempo libre.

Asignación a múltiples empleados (Masiva)

Además de asignar políticas a uno a sus empleados, también puedes asignarlas en bloque o de manera masiva. Puedes hacerlo siguiendo una serie de sencillos pasos:

• Después de crear una política, se preguntará si deseas asignar empleados ahora a esta política. Haz clic en SÍ, ASIGNAR EMPLEADOS.
• Selecciona los empleados de la lista que deseas asignar a esta política. Aquí puedes utilizar los filtros para seleccionar grupos específicos de empleados. 
• A continuación, puedes añadir a sus empleados haciendo clic en el botón azul situado junto a su nombre o, en caso de que desee asignar a todos sus empleados, haga clic en AÑADIR TODOS.
• Cuando hayas terminado, haga clic en SIGUIENTE.
• Luego tendrás que seleccionar la Fecha de aplicación. Aquí, tienes múltiples opciones (dependiendo de la configuración de la política): 
  • Fecha de inicio: Elija esta opción para las nuevas incorporaciones con el fin de facilitar las primeras asignaciones. Esta opción se basa en la fecha que hayas establecido en el perfil del empleado. 
  • Este ciclo: Elija esta opción para los empleados que no tengan asignaciones anteriores (como los recién incorporados) y le permitirá simular que la política se asignó al principio del ciclo anual. Esta opción se basa en el ciclo que eligió al configurar la política por primera vez.
  • Fecha fija: selecciona esta opción para elegir una fecha fija para la política. Esta fecha puede ser pasada, presente (hoy) o futura.
  • Próximo ciclo: Elija esta opción para que la política se inicie en el ciclo siguiente. Esta opción se basa en el ciclo que eligió al configurar la política por primera vez.

Una vez seleccionada la fecha de aplicación, Kenjo mostrará automáticamente el Saldo inicial calculado. Por ejemplo, si la política incluye la opción de prorrateo de la fecha de inicio, los nuevos empleados tendrán automáticamente menos días de tiempo libre que los que empezaron en el último ciclo.

¡Y ya está! Este es el aspecto que tendrá el proceso:

Atención:

Al asignar empleados, la lista de empleados que verá son:
-> Todos los empleados de la empresa que no estén ya asignados a esta póliza.
-> Los que no están asignados a otra política con diferentes unidades de asignación (días u horas). Por ejemplo, si ya está asignado a una política basada en horas, no puede ser asignado a esta política basada en días (en esta situación, necesitaría desasignar primero la política basada en horas y luego asignar esta política basada en días).

Reasignaciones:

Un empleado sólo puede ser asignado a una política dentro de un tipo de ausencia. 

Por lo tanto, si un empleado ya está asignado a otra política dentro de este tipo de ausnecia (el tipo de política dentro esta nueva ausencia), la política ya asignada se mostrará en la columna de política actual. Si decide asignar este empleado a la nueva política, esto significa que será reasignado de la política ya asignada.

En caso de que decida asignar empleados a su política más tarde y no justo después de crear la política de tiempo libre, puede hacerlo. 

Simplemente ve a  Ausencias > Ajustes > Política en cualquier momento y haz clic en los tres puntos junto a la política a la que desea asignar empleados. A continuación, haga clic en Administrar empleados y siga los mismos pasos descritos anteriormente.

Si quieres saber cómo gestionar las políticas de Ausencia para un empleado, por favor consulta el artículo Gestionar las políticas de Ausencia de un empleado.