• Ga naar Afwezigheid > Bedrijf

Hier krijg je een overzicht van alle medewerkers en hun afwezigheidstypes en de eraan gekoppelde regels.

Om een regel aan een medewerker toe te wijzen, volg je deze stappen:

• Vind de medewerker
• Klik op de drie puntjes aan het rechteruiteinde van de kolom van de medewerker 

• Kies Regels beheren uit het pop-upmenu
• Je ziet hier alle afwezigheidstypes met de bijbehorende toegewezen regel
• Breng de nodige veranderingen aan en kies de gewenste regel in het dropdownmenu onder Regel toewijzen
• Druk op Wijzigingen opslaan

Je kunt bij de keuze van een regel beslissen vanaf wanneer deze toegepast moet worden.

• Startdatum: beschikbaar voor nieuwkomers om de eerste toewijzingen makkelijker te maken
• Dit jaar: beschikbaar voor alle medewerkers die nog geen regel toegewezen hebben gekregen (zoals nieuwe medewerkers) en de claim zo berekend wordt alsof de regel aan het begin van het jaar was toegewezen 
• Vandaag: altijd beschikbaar om regels direct toe te wijzen
• Volgend jaar: altijd beschikbaar om toewijzingen voor het komende jaar vooruit te plannen

Als er aanpassingsregels gelden voor de richtlijn, berekent Kenjo het saldo automatisch op basis van de regels en de profielgegevens van de medewerker.

Claim aanpassen 

Als je de berekende claim handmatig wilt aanpassen, volg dan deze stappen:

• Gae in de linker menubalk naar Afwezigheid > Bedrijf 
• Klik op de drie puntjes aan het einde van de kolom van de medewerker
• Kies Saldo aanpassen uit het pop-upmenu
• Voer het nieuwe saldo in en klik op Aanpassen 

Je kunt op dezelfde manier ook het overgedragen saldo en de opgenomen dagen aanpassen.

Let op: 

Standaard worden alleen de actieve medewerkers in het overzicht weergegeven. Als je regels voor inactieve medewerkers wilt aanpassen, kun je onder het filter Medewerkersstatus een vinkje zetten bij Inactieve medewerkers weergeven.

Je kunt de kaarten met afwezigheidsdetails verbergen voor je medewerkers. De details van de afwezigheidskaarten moeten je medewerkers informeren over hoe hun afwezigheidsregelingen zijn geconfigureerd, zodat ze hun saldo begrijpen. Je hebt echter de mogelijkheid om deze informatie in de configuratie van de afzonderlijke afwezigheidsregelingen te verbergen. 

Voor meerdere medewerkers (Massa-actie)

Je kunt je medewerkers niet alleen individueel regels toewijzen, maar ook in grote hoeveelheden. Daarvoor moet je een paar eenvoudige stappen volgen:

• Nadat je een regel hebt aangemaakt, wordt je gevraagd of je nu medewerkers aan deze regel wilt toewijzen. Klik op JA, MEDEWERKERS TOEW IJSEN.
• Selecteer uit de lijst de medewerkers die je aan deze regel wilt toewijzen. Hier kun je filters gebruiken om specifieke medewerkersgroepen te selecteren
• Je kunt dan je medewerkers toevoegen door op de blauwe knop naast hun naam te klikken, of als je al je medewerkers wilt toewijzen, klik op AL LES TOEVOEGEN
• Als je klaar bent, klik je op VERDER
• Vervolgens moet je de Applicatiedatum selecteren. Hier heb je verschillende opties (afhankelijk van de regelinstellingen):
  • Startdatum van de medewerker: Deze optie is geschikt voor nieuwe medewerkers om de eerste toewijzingen te vergemakkelijken.
  • Aangepaste startdatum: Hier kun je een willekeurige datum selecteren om deze regel toe te passen
  • Begin van de cyclus: Deze optie is beschikbaar voor medewerkers die geen eerdere toewijzingen hebben (bijv. nieuwe medewerkers), en stelt je in staat te simuleren dat de regel aan het begin van de jaarcyclus was toegewezen.
  • Volgende cyclus: Deze optie is altijd beschikbaar, zodat je toewijzingen voor de volgende jaarcyclus kunt plannen.

Wanneer je de applicatiedatum hebt gekozen, toont Kenjo automatisch het berekende startsaldo. Als de regel bijv. de optie "Pro-rata startdatum" bevat, hebben nieuwe medewerkers automatisch minder vrije dagen dan degenen die in de laatste cyclus zijn begonnen.

En zo zal het proces eruitzien: 

Let op:

Bij het toewijzen van medewerkers zie je een lijst van de volgende medewerkers: 
-> Alle medewerkers van het bedrijf die nog niet aan deze regel zijn toegewezen
-> Degenen die geen andere regel met andere vergoedingseenheden (dagen of uren) hebben toegewezen gekregen. Als je bijvoorbeeld al bent toegewezen aan een op uren gebaseerde regel, kun je niet aan deze op dagen gebaseerde regel worden toegewezen (in dit geval moet je eerst de toewijzing van de op uren gebaseerde regel opheffen en vervolgens de op dagen gebaseerde regel toewijzen). 

Hertoewijzing:
Een medewerker kan slechts aan één regel binnen een afwezigheidstype worden toegewezen. 

Als een medewerker al is toegewezen aan een andere regel binnen dit regeltype, wordt de al toegewezen regel weergegeven in de kolom "Huidige regel". Als je besluit deze medewerker aan de nieuwe regel toe te wijzen, betekent dit dat hij wordt hertoegewezen van de al eerder toegewezen regel. 

Medewerkers van een regel beheren

Als je besluit medewerkers pas later aan je regel toe te wijzen en niet direct na het aanmaken van de afwezigheidsregel, kun je dat doen.

Ga gewoon op elk moment naar:

• Afwezigheid > Instellingen > Regel
• Klik op de drie puntjes naast de regel waaraan je medewerkers wilt toewijzen
• Klik dan op Medewerkers beheren en volg dezelfde stappen als hierboven beschreven