eAU verwenden

Hier erfährst du, wie du die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eAU nach deinen Bedürfnissen verwendest. Um die eAU-Funktion einzurichten, lies zuerst diesen Artikel.

Sobald du die eAU-Funktion in Kenjo aktiviert hast, wird - sobald sich ein Mitarbeiter in Kenjo mit einer Abwesenheitsanfrage krank meldet - automatisch eine eAU bei der gesetzlichen Krankenkasse abgerufen und in Kenjo gespeichert. Sollte sich die eAU ändern, wird eine Benachrichtigung verschickt. Da heißt: du musst nichts tun! Der gesamte eAU-Prozess läuft automatisiert ab. 

Ablauf des eAU-Abrufs

Beispiel 1: Ein gesetzlich krankenversicherter Mitarbeiter stellt in Kenjo eine Abwesenheitsanfrage der Abwesenheitsrichtlinie Krankheit über 4 Tage. 

Sobald die deutschen Übersetzungen fertig sind, gibt es hier einen deutschen Screenshot.

 eAU-Status einsehen

• Gehe zu Abwesenheit > Anfragen
• Klicke auf eine Anfrage und sehe in der Detailansicht den Status des eAU-Zertifikats. 
• Klicke auf Checke Status, um mehr über den eAU-Status zu erfahren. Denke daran, es dauert 3-4 Tage bis das Zertifikat angezeigt wird.

FAQ

1. Wo sehe ich den eAU-Status?

Unter Abwesenheit > Anfragen findest du weiterhin alle Abwesenheitsanfragen. Klicke auf eine Anfrage und sehe in der Detailansicht den Status des eAU-Zertifikats. Je nachdem, welche  Einstellungen du zum Dokumentenanhang bei Krankheit unter Lohnabrechnung > DATEV-Einstellungen getroffen hast, wird ab dem 1., 3. oder an einem anderen vereinbarten Krankheitstag ein eAU-Zertifikat abgerufen. Klicke auf Checke Status, um mehr über den Status zu erfahren. Denke daran, es dauert 3-4 Tage bis das Zertifikat angezeigt wird.

2. Muss ich die Abwesenheit mit eAU genehmigen?

Am besten bestätigst du die Abwesenheit aufgrund von Krankheit erst, wenn das entsprechende eAU-Zertifikat angezeigt wird. 

3. Wie werde ich bei einem eAU-Abruf benachrichtigt?

An die in Lohnabrechnung > DATEV-Einstellungen angegebenen E-Mailadresse werden alle Benachrichtigungen in den folgenden Fällen versendet:  

• neue eAU-Abfragen
• Veränderung eines eAU-Status

4. Entfällt das Hochladen eines Dokuments zur Krankheit? 

Für diejenigen Mitarbeiter, für die ein eAU-Zertifikat erstellt wird, entfällt der Dokumentenanhang. Die Funktion dazu ein Dokument zu einer Abwesenheit hochzuladen besteht jedoch weiterhin. Solltest du also in deinem Unternehmen andere Vereinbarungen treffen, können alle Mitarbeiter immer noch Dokumente zur Abwesenheit hochladen. 

Finde in den FAQ's die verschiedenen Statusmöglichkeiten:

5. Beim Status einer eAU steht ausstehend. Was bedeutet das?

Hier wird das Zertifikat erst noch erstellt. Du wirst bei einer Veränderung des Status benachrichtigt. 

6. Beim eAU-Status steht Zertifikat fehlt. Was bedeutet das?

Das Zertifikat kann nicht von Krankenkasse abgerufen werden. Checke den Status. Sollte sich der Status nicht verändern, setze dich mit dem Mitarbeiter oder Krankenkasse in Verbindung. 

7. Beim eAU-Status steht nicht angefordert. Was bedeutet das?

Hier gibt es mehrere mögliche Fehlerquellen: 

1.) Die eAU kann nicht abgerufen werden, weil die PNR-Nummer des Mitarbeiters fehlt. Diese ist für die Zuordnung des Mitarbeiters in DATEV zwingend. Um die PNR manuell nachzutragen, gehe zum Mitarbeiterprofil > persönliches Profil und scrolle zu Datevspezifische Lohndaten herunter. 

2.) Der Mitarbeiter ist privat krankenversichert, daher kann keine eAU abgerufen werden. Der Mitarbeiter muss weiterhin die Krankschreibung in Papierform abgeben oder ein Foto des Papierdokuments in Kenjo hochladen. 

3.) Aufgrund eines internen Fehlers kann die eAU nicht abgerufen werden. Klicke auf Checke Status, um zu sehen, ob der Fehler behoben wurde und das Zertifikat abgerufen werden konnte. Sobald der Status sich ändert, wird die hinterlegte E-Mailadresse automatisch benachrichtigt. 

4.) Die gesetzliche Krankenversicherung ist nicht mehr für den Mitarbeiter verantwortlich. Wahrscheinlich hat der Mitarbeiter die Versicherung während einer längeren Krankheitsphase gewechselt. Setze dich mit dem Mitarbeiter oder der Krankenversicherung in Verbindung. 

8. Beim eAU-Status steht mit einem Fehler bestätigt. Was bedeutet das? 

Aufgrund eines Fehlers kann das eAU-Zertifikat nicht abgerufen werden. Klicke auf Zeige Fehlermeldung, um dir die Details des Fehlers anzeigen zu lassen. Hier siehst du die Fehlermeldung unter error_text. Versuche den Status erneut abzurufen, indem du auf Checke Status klickst. Sollte der Fehler weiterhin bestehen, setze dich mit deiner Buchhaltung in Verbindung.