Importieren von DATEV Mitarbeiterdaten

Geändert am Mo, 23 Dez, 2024 um 3:59 NACHMITTAGS

Sobald Du die DATEV-Integration aktiviert und alle Mitarbeitenden in Kenjo hinzugefügt hast, kannst Du die DATEV-Mitarbeiterdaten hinzufügen.




INHALTSVERZEICHNIS




Hintergrund

 

DATEV benötigt detailliertere Informationen zu Mitarbeitenden als im Standard-Mitarbeitenrprofil bei Kenjo enthalten sind. Spezifische Angaben wie Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherungsgruppe und Ausbildungsbeginn sind für die deutsche Lohnabrechnung essenziell, aber nicht im Standardprofil angegeben. Um eine einwandfreie Synchronisierung der Mitarbeitenrdaten zwischen Kenjo und DATEV zu gewährleisten, haben wir das Kenjo-Mitarbeitendenprofil für Nutzer mit DATEV-Integration erweitert. Diese Erweiterung enthält alle erforderlichen Felder, die DATEV für korrekte Gehaltsabrechnungen benötigt. Diese Felder findest Du im Abschnitt DATEV-spezifische Lohndaten im Mitarbeitenrprofil.


Für eine vollständige Liste der DATEV-Felder, die von Kenjo mit DATEV synchronisiert werden können, schaue bitte unten in diesem Artikel nach.



Wie füge ich Mitarbeiterfelder in Kenjo hinzu?


Importiere die DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeitenden über den Import-Assistenten. Du hast zwei Optionen für den Import aller DATEV-Felder:


Option 1: Schnellste Methode: DATEV-Stammdaten direkt in Kenjo importieren


Alle Mitarbeitenden müssen bereits ihre DATEV-Personalnummer (PNR) in ihrem Kenjo-Profil hinterlegt haben, damit dieser Import funktioniert. Sobald du unter Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung auf Verwende die Datei von DATEV klickst, aber nicht alle deine Mitarbeiter eine PNR haben, bekommst du folgende Meldung: 





Tipp: Nutze die DATEV-Importvorlage, um die PNR-Nummern deiner Mitarbeiter gesammelt zu importieren. 





  • Gehe zu Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung verwenden.
  • Wähle Verwende Datei von DATEV aus
  • Klicke auf IMPORTIEREN
  • Importiere die DATEV-Stammdaten-Datei, die Du von Deinem Steuerberater erhalten hast
  • Wähle bei Import-Optionen aus, ob bestehende Felder in Kenjo bei Konflikten überschrieben werden sollen (z.B. wenn sich die Adresse eines Mitarbeitenden unterscheidet.




  • Ordne die Spalten aus der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet und mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du entweder:

          1.) Manuell auswählen und über das Drop-Down-Menü zuordnen oder 

2.) Die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen. 




  • Klicke auf BESTÄTIGEN.
  • Vergebe einen Namen für die Import-Datei. 
  • Klicke auf HINZUFÜGEN.




Option 2: Nutze die Excel-Vorlage 


  • Nutze diese Vorlage, um PNR-Nummern oder andere spezifische Felder zu importieren. Als eindeutiger Identifikator wird die E-Mail-Adresse verwendet.
  • Gehe zu Einstellungen > DATEV Lohnabrechnung > Verwende unsere Excel-Vorlage
  • Klicke auf WEITER
  • Wähle die Sprache und lade die Vorlage über den Link auf der Seite herunter.
  • Fülle die Excel-Datei aus.
  • Lade die Datei per Drag-and-Drop oder über Deinen Computer in Kenjo hoch und klicke auf HOCHLADEN.
  • Ordne die Spalten der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du manuell auswählen oder die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.
  • Klicke auf BESTÄTIGEN und dann auf IMPORTIEREN.



Wichtige Hinweise


Vorlage: Verändere nicht die Reihenfolge, lösche keine Spalten und füge keine neuen Spalten hinzu. Die Struktur der Vorlage muss unverändert bleiben.


Dropdown-Auswahl: Wähle ausschließlich Optionen aus den Dropdown-Menüs. Das Einfügen von Werten per Copy-Paste kann zu Importfehlern führen.


Vorab ausgefüllte Vorlage: Wenn DATEV-Daten bereits hinzugefügt wurden, wird die Vorlage mit diesen Daten vorab ausgefüllt. Du kannst diese Felder nach Bedarf bearbeiten.


Name- und E-Mail-Beschränkungen: Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse können hier nicht geändert werden. Änderungen werden nicht in Kenjo übernommen.



Tipp: Du kannst alles DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeiter aus DATEV extrahieren. Folge dafür diesen Schritten.




DATEV-Daten manuell hinzufügen



Admins und Mitarbeitende können die DATEV-Daten auch manuell im Mitarbeitendenprofil hinzufügen.


  • Gehe zu Mitarbeiter > Verzeichnis.
  • Wähle einen Mitarbeitenden > Mitarbeiterprofil > DATEV-spezifische Lohndaten.
  • Trage die DATEV-Daten in die bearbeitbaren Felder ein.



Hinweis: Bestimmte Felder sind in dieser Ansicht nicht bearbeitbare. Alle Mitarbeiterdaten aus dem Kenjo-Profil werden automatisch in das DATEV-Profil übertragen. Um ausgegraute Felder zu ändern, gehe zum Mitarbeiterprofil und scrolle nach unten. 



Tipp: Ermuntere neue Mitarbeiter beim Onboarding dazu, ihre Daten selbst in ihr Kenjo Mitarbeiterprofil einzutragen. Eine vollständige Liste der Felder auf die Mitarbeiter Zugriff haben findest du am Ende des Artikels. 





Wichtige Punkte beachten


Bevor Du die erste DATEV-Lohnabrechnungsdatei exportieren kannst, müssen alle Mitarbeiterdaten in Kenjo mit den Daten in DATEV übereinstimmen. So kannst Du Deine monatliche Lohnabrechnung fehlerfrei durchführen. Beachte, dass ab diesem Zeitpunkt Kenjo die Quelle der Wahrheit ist. Das bedeutet, dass Änderungen an Mitarbeitendendaten zuerst in Kenjo vorgenommen werden müssen. Diese Änderungen werden dann automatisch während der monatlichen Lohnabrechnung mit DATEV synchronisiert.





Liste der verfügbaren Felder für den DATEV-Export



Feld-Name

Wo soll ich diese Daten in Kenjo hinzufügen

Welches Datenimport Modul soll in Kenjo verwenden, um diese Info zu Importieren

PNR - Personalnummer

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

E-Mail

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Vorname

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Nachname

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Geburtsname

Keine Zuordnung - muss dem erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden

DATEV Lohnabrechnung Import

Präfix

Keine Zuordnung - muss dem erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden

DATEV Lohnabrechnung Import

Geburtsdatum

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Familienstand

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters


Geschieden > Ledig

Lebenspartner  > Ledig

Verheiratet > Verheiratet

Getrennt > Ledig

Verwitwet > Ledig

Mitarbeiterdaten Import

Adresszeile

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Hausnummer

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Zusätzliche Adresse 

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Postleitzahl

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Ausländische Postleitzahl

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import


Stadt

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Land

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Telefonnummer

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Nationale Versicherungsnummer

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Europäische Versicherungsnummer

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import


Geburtsort

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import


Geburtsland

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import


Geschlecht

Abgeleitete Zuordnung

Weiblich > weiblich

Männlich > männlich

Nicht binär > nicht binär

Andere > Andere

keine Angaben machen wollen > andere

Transgender > Andere

Mitarbeiterdaten Import

Nationalität

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Schwerbehindert (Grad der Behinderung)

Keine Zuordnung - Muss zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden 

0 = nein; 1 = ja

DATEV Lohnabrechnung Import


Ersteintrittsdatum

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Arbeitserlaubnis gültig bis

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Aufenthaltserlaubnis gültig bis

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Studienbescheinigung gültig bis

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

Akademischer Grad

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen

DATEV Lohnabrechnung Import

IBAN

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

BIC

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Name des Kontoinhabers

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Abweichender Kontoinhaber

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

DATEV Lohnabrechnung Import

Auszahlungsart


Abgeleitetes Zuordnen

Wenn sowohl IBAN als auch BIC hinterlegt sind, wird der Wert "5 - SEPA-Überweisung" übertragen.
Wenn IBAN oder BIC nicht gesetzt sind, wird nichts übertragen.

DATEV Lohnabrechnung Import

Einstellungsdatum

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Austrittsdatum

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Befristeter Vertrag

Abgeleitetes Zuordnen

Wenn der Arbeitsvertrags ein Enddatum enthält, füge 1 hinzu. Wenn nicht, 0

DATEV Lohnabrechnung Import

Steueridentifikationsnummer

Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters

Mitarbeiterdaten Import

Haupt-/ Nebenarbeitgeber

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Geringverdiener / geringfügig Beschäftigte

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns


DATEV Lohnabrechnung Import

Berufsbezeichnung

1:1

Mitarbeiterdaten Import

Personengruppe Sozialversicherung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Ausbildungsbeginn

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Voraussichtliches Ende der Ausbildung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Ausbildungsende

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Höchster Schulabschluss

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Höchste Berufsausbildung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Vertragsform

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Stammkostenstelle

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Health insurance contribution group

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Beitragsgruppe Rentenversicherung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Beitragsgruppe Arbeitslosenversicherung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Beitragsgruppe Pflegeversicherung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Personengruppe Sozialversicherung

Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen


Vordefinierte Dropdowns

DATEV Lohnabrechnung Import

Mindesturlaub

Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)

DATEV Lohnabrechnung Import

Urlaubsanspruch aus dem laufenden Jahr

Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)

DATEV Lohnabrechnung Import

Resturlaub aus Vorjahr

Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)

DATEV Lohnabrechnung Import

Nicht genommener Urlaub 

Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)

DATEV Lohnabrechnung Import

Erwartete Arbeitszeit

Verknüpft mit der Wochenarbeitszeit in den Anwesenheiten

Mitarbeiterdaten Import

Lohnart Nummer

Entweder aus der allgemeinen Zuordnung der DATEV-Einstellungen übernommen oder im erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil eingetragen

DATEV Lohnabrechnung Import

Salary Type

Entweder aus der allgemeinen Zuordnung der DATEV-Einstellungen übernommen oder im erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil eingetragen

DATEV Lohnabrechnung Import

Gehalt

Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter

Gehalt Import


Stundensatz

Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter

Gehalt Import


Einmalige variable Vergütungen

Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter

Variable Vergütung Import

Wiederkehrende variable Vergütung

Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter

Variable Vergütung Import






























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