Sobald Du die DATEV-Integration aktiviert und alle Mitarbeitenden in Kenjo hinzugefügt hast, kannst Du die DATEV-Mitarbeiterdaten hinzufügen.
INHALTSVERZEICHNIS
- Hintergrund
- Wie füge ich Mitarbeiterfelder in Kenjo hinzu?
- Option 1: Schnellste Methode: DATEV-Stammdaten direkt in Kenjo importieren
- Option 2: Nutze die Excel-Vorlage
- Wichtige Hinweise
- DATEV-Daten manuell hinzufügen
- Wichtige Punkte beachten
- Liste der verfügbaren Felder für den DATEV-Export
Hintergrund
DATEV benötigt detailliertere Informationen zu Mitarbeitenden als im Standard-Mitarbeitenrprofil bei Kenjo enthalten sind. Spezifische Angaben wie Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherungsgruppe und Ausbildungsbeginn sind für die deutsche Lohnabrechnung essenziell, aber nicht im Standardprofil angegeben. Um eine einwandfreie Synchronisierung der Mitarbeitenrdaten zwischen Kenjo und DATEV zu gewährleisten, haben wir das Kenjo-Mitarbeitendenprofil für Nutzer mit DATEV-Integration erweitert. Diese Erweiterung enthält alle erforderlichen Felder, die DATEV für korrekte Gehaltsabrechnungen benötigt. Diese Felder findest Du im Abschnitt DATEV-spezifische Lohndaten im Mitarbeitenrprofil.
Für eine vollständige Liste der DATEV-Felder, die von Kenjo mit DATEV synchronisiert werden können, schaue bitte unten in diesem Artikel nach.
Wie füge ich Mitarbeiterfelder in Kenjo hinzu?
Importiere die DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeitenden über den Import-Assistenten. Du hast zwei Optionen für den Import aller DATEV-Felder:
Option 1: Schnellste Methode: DATEV-Stammdaten direkt in Kenjo importieren
Alle Mitarbeitenden müssen bereits ihre DATEV-Personalnummer (PNR) in ihrem Kenjo-Profil hinterlegt haben, damit dieser Import funktioniert. Sobald du unter Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung auf Verwende die Datei von DATEV klickst, aber nicht alle deine Mitarbeiter eine PNR haben, bekommst du folgende Meldung:
Tipp: Nutze die DATEV-Importvorlage, um die PNR-Nummern deiner Mitarbeiter gesammelt zu importieren.
- Gehe zu Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung verwenden.
- Wähle Verwende Datei von DATEV aus
- Klicke auf IMPORTIEREN
- Importiere die DATEV-Stammdaten-Datei, die Du von Deinem Steuerberater erhalten hast
- Wähle bei Import-Optionen aus, ob bestehende Felder in Kenjo bei Konflikten überschrieben werden sollen (z.B. wenn sich die Adresse eines Mitarbeitenden unterscheidet.
- Ordne die Spalten aus der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet und mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du entweder:
1.) Manuell auswählen und über das Drop-Down-Menü zuordnen oder
2.) Die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.
- Klicke auf BESTÄTIGEN.
- Vergebe einen Namen für die Import-Datei.
- Klicke auf HINZUFÜGEN.
Option 2: Nutze die Excel-Vorlage
- Nutze diese Vorlage, um PNR-Nummern oder andere spezifische Felder zu importieren. Als eindeutiger Identifikator wird die E-Mail-Adresse verwendet.
- Gehe zu Einstellungen > DATEV Lohnabrechnung > Verwende unsere Excel-Vorlage
- Klicke auf WEITER
- Wähle die Sprache und lade die Vorlage über den Link auf der Seite herunter.
- Fülle die Excel-Datei aus.
- Lade die Datei per Drag-and-Drop oder über Deinen Computer in Kenjo hoch und klicke auf HOCHLADEN.
- Ordne die Spalten der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du manuell auswählen oder die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.
- Klicke auf BESTÄTIGEN und dann auf IMPORTIEREN.
Wichtige Hinweise
Vorlage: Verändere nicht die Reihenfolge, lösche keine Spalten und füge keine neuen Spalten hinzu. Die Struktur der Vorlage muss unverändert bleiben.
Dropdown-Auswahl: Wähle ausschließlich Optionen aus den Dropdown-Menüs. Das Einfügen von Werten per Copy-Paste kann zu Importfehlern führen.
Vorab ausgefüllte Vorlage: Wenn DATEV-Daten bereits hinzugefügt wurden, wird die Vorlage mit diesen Daten vorab ausgefüllt. Du kannst diese Felder nach Bedarf bearbeiten.
Name- und E-Mail-Beschränkungen: Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse können hier nicht geändert werden. Änderungen werden nicht in Kenjo übernommen.
Tipp: Du kannst alles DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeiter aus DATEV extrahieren. Folge dafür diesen Schritten.
DATEV-Daten manuell hinzufügen
Admins und Mitarbeitende können die DATEV-Daten auch manuell im Mitarbeitendenprofil hinzufügen.
- Gehe zu Mitarbeiter > Verzeichnis.
- Wähle einen Mitarbeitenden > Mitarbeiterprofil > DATEV-spezifische Lohndaten.
- Trage die DATEV-Daten in die bearbeitbaren Felder ein.
Hinweis: Bestimmte Felder sind in dieser Ansicht nicht bearbeitbare. Alle Mitarbeiterdaten aus dem Kenjo-Profil werden automatisch in das DATEV-Profil übertragen. Um ausgegraute Felder zu ändern, gehe zum Mitarbeiterprofil und scrolle nach unten.
Tipp: Ermuntere neue Mitarbeiter beim Onboarding dazu, ihre Daten selbst in ihr Kenjo Mitarbeiterprofil einzutragen. Eine vollständige Liste der Felder auf die Mitarbeiter Zugriff haben findest du am Ende des Artikels.
Wichtige Punkte beachten
Bevor Du die erste DATEV-Lohnabrechnungsdatei exportieren kannst, müssen alle Mitarbeiterdaten in Kenjo mit den Daten in DATEV übereinstimmen. So kannst Du Deine monatliche Lohnabrechnung fehlerfrei durchführen. Beachte, dass ab diesem Zeitpunkt Kenjo die Quelle der Wahrheit ist. Das bedeutet, dass Änderungen an Mitarbeitendendaten zuerst in Kenjo vorgenommen werden müssen. Diese Änderungen werden dann automatisch während der monatlichen Lohnabrechnung mit DATEV synchronisiert.
Liste der verfügbaren Felder für den DATEV-Export
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