Roosterplanning is Kenjo's functie voor het shiftbeheer in bedrijven zoals dat van jou. Het maakt het je gemakkelijk om de shifts van je bedrijf te plannen, efficiënte planningen te maken en het bijhouden van de aanwezigheid van je medewerkers te beheren.

Let op, alleen beheerders en HR-beheerprofielen kunnen roosterinstellingen wijzigen. 

• Ga naar Instellingen > Roosterplanning en schakel de functie in om deze te activeren. 

• Er verschijnt een nieuw symbool in het menu aan de linkerkant.  
• Klik op het symbool > Instellingen

Je zult vier secties vinden:

• Algemeen
• Locaties
• Rollen & Markeringen
• Regels voor de shifts
• Registratie van aanwezigheids- en overureninformatie

Algemeen

Ga naar Roosterplanning > Instellingen > Notificaties en schakel de schakelaar in zodat jij en je medewerkers automatische push-notificaties ontvangen wanneer er een shiftupdate is die aan de medewerker moet worden gemeld. Voortaan verschijnen de notificaties in:

• Desktop: Notificatiebel in de rechterbovenhoek van het scherm
• Mobiel: Notificatiebel in het app-menu.

Locaties

Locaties

Het kan zijn dat je organisatie uit meerdere locaties met verschillende werkmethoden bestaat. Een van de locaties kan alleen kantoortijden volgen, terwijl een andere in ploegendiensten kan werken. De eerste stap is daarom om de locaties in te stellen op bedrijfsniveau. Let op dat het locatieveld verplicht is voor het maken van shifts en medewerkersprofielen.

• Ga naar Instellingen > Mijn Bedrijf 
• Klik op Kantoren. Opmerking: Als je nog geen locaties aan je bedrijf hebt toegevoegd, kun je dat hier doen.
• Kies de locatie waar je shiftwerk wilt activeren en navigeer naar de instelling "Activeren voor roosterplanning".
• Schakel de schakelaar in.
• Voer het adres in van elke locatie waar je bedrijf actief is, zodat je via GPS kunt volgen wanneer je medewerkers komen en gaan.
• Om de details van een locatie te bewerken, klik op de locatie en voer de wijzigingen door. Om een locatie te verwijderen, kun je met de muis boven een locatie bewegen en het rode symbool "Prullenbak" gebruiken.

Deze locatie verschijnt dan als optie in Roosterplanning > Instellingen > Locaties en is beschikbaar voor toegekende shifts en shiftplannen van medewerkersprofielen.

Opmerking: Houd hier rekening mee: 

• Wanneer je een locatie verwijdert, zal deze niet langer beschikbaar zijn als beschikbare locatie voor het creëren van shifts.
• Een locatie kan niet gedeactiveerd of verwijderd worden als deze aan medewerkersprofielen en geplande diensten is gekoppeld en in gebruik is.

Werkgebieden

Hier kun je de fysieke locaties van je bedrijf opdelen in verschillende werkgebieden. In een restaurant kun je bijvoorbeeld een werkgebied voor de keuken en een andere voor de bediening hebben. Tegelijkertijd kun je binnen het bedieningsgebied een eerste verdieping, een tweede verdieping en een terras hebben. Zorg ervoor dat je alle werkgebieden toevoegt waarin je medewerkers hun taken uitvoeren, om hun shifts te organiseren.

Wanneer je later je shifts aanmaakt, kun je de medewerkers aan de verschillende werkgebieden toewijzen die je hebt aangemaakt. In tegenstelling tot locaties zijn werkgebieden geen verplichte vermelding voor het plannen van shifts.

• Klik op (+) WERKGEBIED TOEVOEGEN, om een nieuw werkgebied aan te maken
• Klik op OPSLAAN.

Om een werkgebied te bewerken of te verwijderen, klik op het symbool "Potlood" respectievelijk "Prullenbak".

Opmerking: Werkgebieden kunnen niet worden verwijderd als ze zijn toegewezen aan medewerkers of als er shifts met dit werkgebied zijn gemaakt.

Rollen & Markeringen

Rollen

Voor het plannen van shifts met roosterplanning is de rol een noodzakelijke informatie. Dit gebeurt om de reële context na te bootsen waarin een medewerker die in shifts werkt, een specifieke rol/taak tijdens de shift uitvoert. Roosterplanners kunnen rollen gebruiken om mensen uit te filteren bij het plannen van de shifts. 

Creëer alle functies die je later aan je medewerkers wilt toewijzen.

• Klik op (+) ROL TOEVOEGEN
• Voeg de naam van de rol toe, bijvoorbeeld. Service, Verpleegster, Arts, Kassier
• Kies de kleur van de rol. De kleur wordt later gebruikt om de rollen te onderscheiden
• Klik op OPSLAAN

Om een rol te bewerken of te verwijderen, klik op het symbool "Potlood" respectievelijk "Prullenbak".

Let op, er mogen geen medewerkers aan een rol verbonden zijn om deze te verwijderen. 

Markeringen

Markeringen kunnen extra informatie toevoegen aan de shifts die je later maakt. Ze zijn belangrijk omdat ze je bij het plannen van shifts herinneren aan bijzondere aspecten van de medewerkers. Als je bijvoorbeeld een shift creëert, wil je misschien medewerkers toewijzen die bepaalde certificaten hebben, vloeiend Duits spreken of speciale toegang hebben. 

• Klik op (+) MARKERING TOEVOEGEN en voeg de naam van de markering toe.
• Kies tot welk type categorie het behoort: Vaardigheden, Informatie, Anders
• Klik op OPSLAAN

Enkele toepassingen voor markeringen kunnen zijn: Certificaten, Rijbewijs, Taal, Rode kaart (voor gastvrijheid), Maatkeuze, enz. 

Sommige roosterplanners markeren ook een specifieke medewerker als ploegleider.

Regels voor de shifts

Als je shifts creëert, kun je een pauzetijd toevoegen. We zijn ons er echter van bewust dat er in elk bedrijf bepaalde afspraken met de medewerkers zijn gemaakt. In een zeer druk restaurant kan het bijvoorbeeld gebeuren dat medewerkers korte pauzes mogen maken die niet geregistreerd worden, maar toch deel uitmaken van hun algehele dienst. In andere organisaties, zoals bijvoorbeeld. in callcenters, moet er rekening (aftrek) worden gehouden met een pauze in het midden van de totale dienstduur.

Om aan beide behoeften te voldoen, bieden we je de mogelijkheid om een regel voor de pauzes te maken. 

Onder Regels voor de shifts > Pauzes kun je kiezen of pauzes van de dienstduur moeten worden afgetrokken. 

• Schakel de schakelaar in

• Er verschijnt een nieuw venster met belangrijke informatie die je helpt om de betekenis van de term beter te begrijpen
• Klik op "Ja, aanpassen"

ℹ️ Opmerking: Zoals je uit de bovenstaande melding kunt zien, past het systeem bij elke wijziging in de berekening van de dienstlengte ook alle bestaande diensten (zowel op desktop als mobiel) en de capaciteit aan. Houd dit in gedachten voor het geval je je medewerkers over deze wijzigingen moet informeren. 

Laten we nu een voorbeeld bekijken om dit beter te illustreren. We maken een dienst van 9 tot 18 uur met een uur pauze en tonen het verschil tussen het inschakelen en uitschakelen van de pauzeaftrek.

• Pauzeaftrek ingeschakeld: 

Configuratie: 

Definitieve dienst: 8-uur durende dienst

• 

  
  

  Pauzeaftrek uitgeschakeld:

Configuratie: 

Definitieve dienst: 9-uur durende dienst