Creazione di politiche di assenza

Una volta che hai imparato a creare i tuoi tipi di assenza, è il momento di creare le tue politiche di assenza. Ricorda che le politiche sono le regole secondo cui opera ciascun tipo di assenza. Definiscono il ciclo, il tipo di compenso e la disponibilità, oltre ad altre opzioni avanzate.

Ogni tipo di assenza richiede almeno una politica per essere efficace. Possono essere create più politiche per ciascun tipo di assenza. Tuttavia, assegnerai ai tuoi dipendenti solo una politica di assenza per tipo di assenza.

SOMMARIO

• Crea politiche di assenza
• Diritto
• Diritto addizionale
• Modifiche
• Regole di saldo
• Richieste

Crea politiche di assenza

Per aggiungere una nuova politica, vai al tipo di assenza desiderato e clicca su (+) AGGIUNGI NUOVA POLITICA.

Poi puoi impostare tutte le regole per la tua nuova politica, iniziando dalle regole di ammissibilità.

Diritto

Qui puoi scegliere a quali compensi per tempi di assenza i dipendenti hanno diritto nell'ambito di questa politica e quando li dovrebbero ricevere. Questo è il primo e cruciale passo per definire la tua politica di assenza.

Nome della politica: Inizia l'impostazione della tua nuova politica dandole un nome. Ricorda: Quanto più chiaro è il nome, tanto più facile sarà per te in seguito distinguere la politica dalle altre e assegnarla ai tuoi dipendenti. Nel nostro esempio, imposteremo una politica per una vacanza di 23 giorni.

Diritto definito in: Qui puoi scegliere se i tuoi dipendenti riceveranno il loro tempo di assenza in formato giorni o ore. In questo esempio scegliamo giorni poiché vogliamo creare una politica di assenza per giorni di vacanza. 

Tipo di diritto: Il tipo di diritto stabilisce se il tuo dipendente riceve un diritto fisso per ciclo o un diritto illimitato per ciclo. 

• Illimitato è spesso scelto per malattia poiché questo significa che il lavoratore non ha un limite alle giornate di assenza.
• Con il diritto fisso il tuo dipendente può prendere solo tanti giorni liberi quanti ne configuri come diritto base.

Se scegli Illimitato, la barra sulla sinistra sarà più corta e puoi configurare meno regole.

Il ciclo annuale inizia il: Qui puoi decidere quando inizia il tuo ciclo assicurativo. 

• Data di inizio del dipendente: Se scegli questa opzione, il ciclo inizia il giorno in cui il tuo dipendente inizia a lavorare nella tua azienda.
  
• Ciclo disattivato: Scegli questa opzione per creare una politica senza ciclo, cioè, i giorni liberi non scadono dopo un certo periodo di tempo. 
• Data specifica: Questa è l'opzione più scelta. Di solito si sceglie il 1 gennaio in modo che i dipendenti ricevano i loro giorni subito all'inizio del nuovo anno. 

Diritto base: Inserisci il numero di giorni che i tuoi dipendenti ricevono in un ciclo.

Usa i giorni di calendario: Attiva i giorni di calendario per sottrarre i giorni non lavorativi, come weekend o festività, dal saldo di una persona quando fa una richiesta. 

Questa opzione non è disponibile per politiche basate su ore.

Come si forma il diritto?: Qui puoi scegliere come i tuoi dipendenti devono ricevere il loro diritto di assenza.

• Diritto proporzionale su base mensile
  
  • Fine del periodo di accantonamento (concesso dopo aver lavorato): Con questa opzione i tuoi dipendenti ricevono la quota calcolata il primo giorno del prossimo periodo di accantonamento.
  • Inizio del periodo di accantonamento (concesso in anticipo): Se scegli questa opzione, i tuoi dipendenti ricevono la quota calcolata all'inizio del periodo di accantonamento.
• Il diritto completo è concesso all'inizio del ciclo

Quando hai completato le impostazioni, clicca su AVANTI.

Diritto addizionale

Nel passo successivo puoi configurare le regole per i giorni addizionali. Puoi aggiungere regole per il diritto addizionale per aumentare automaticamente l'assegno base della politica a seconda di quanto tempo un dipendente ha lavorato in azienda. Se non vuoi creare regole per giorni addizionali, puoi saltare questo passo.

Puoi aggiungere una regola di diritto addizionale cliccando su (+) AGGIUNGI REGOLA PER DIRITTO ADDIZIONALE.

Tempo di servizio (in anni): Aggiungi qui il tempo che si deve aver lavorato prima di ricevere l'assegno. Se ad esempio, Aggiungi 1 anno e il tuo dipendente riceverà l'assegno scelto per ogni anno lavorato nella tua azienda. 

Numero di giorni addizionali: Qui puoi scegliere quanti giorni di diritto aggiuntivi aggiungere all'assegno base del tuo dipendente. Se scegli di aggiungere un giorno extra, il tuo dipendente riceverà un giorno libero extra per ogni anno in cui lavora nella tua azienda. 

Quando hai finito, clicca su AGGIUNGI. Puoi aggiungere tante regole di diritto addizionale quante vuoi. Infine, clicca su AVANTI.

Modifiche

Successivamente, puoi scegliere se il diritto base per i nuovi dipendenti, i part-time e quelli con un termine di contratto deve essere proporzionato (adattato). Supponiamo che tu abbia un dipendente che inizia il 1 luglio. Ora puoi scegliere:

• Dai al tuo nuovo dipendente metà del diritto annuale di tempo libero, e riceve l'intero importo alla data di inizio ciclo che hai scelto OPPURE
• Riceve l'intero importo del ciclo in una volta e ogni anno riceve nuovi giorni alla sua data di inizio.

Proporzionato in base alla data di inizio del dipendente:

• Non proporzionato. Concessione di tutto il diritto: Il dipendente riceve l'intero importo. 
• Proporzionato sulla base della data di inizio: Il dipendente riceve il suo diritto in base alla quantità di giorni rimanenti nel ciclo corrente. 

Proporzionato sulla base della data di fine contratto del dipendente: 

• Non proporzionato. Concessione di tutto il diritto: Il dipendente riceve l'intero importo.
  
• Proporzionato sulla base della data di fine: Il dipendente riceve il suo diritto in base alla quantità di giorni di calendario che lavora nel ciclo. Questo si basa sulla data di fine registrata nel profilo personale del dipendente.

Proporzionato sulla base del piano di lavoro del dipendente: 

• Non proporzionato. Concessione di tutto il diritto: Il lavoratore riceve l'intero importo.
  
• Proporzionato sulla base del piano di lavoro: Il lavoratore riceve l'importo dovuto in base al numero totale dei suoi giorni lavorativi secondo la formula:

Quando hai configurato tutto, clicca su AVANTI.

Regole di saldo

Qui puoi scegliere come gestire il saldo del dipendente per la politica che stai creando.

Permetti saldo negativo nel ciclo attuale: Attiva questa opzione se consenti ai tuoi dipendenti di prendere ferie anche se il loro saldo è superato. Puoi scegliere se i tuoi dipendenti possono avere un numero illimitato di giorni negativi o se puoi stabilire un numero massimo di giorni in cui possono superare il loro saldo.

Permetti trasferimento del diritto non usato al ciclo successivo: Attiva questa opzione se permetti ai dipendenti di richiedere i giorni di ferie rimanenti di quest'anno nel prossimo anno. Scegli fino a quando possono richiedere i loro giorni trasferiti nel prossimo ciclo e il numero massimo di giorni che possono prendere. Puoi sempre scegliere l'opzione affinché i giorni rimanenti nel ciclo vengano trasferiti e non scadano.

Arrotondare il saldo corrente ai giorni interi?: Attiva questa opzione per scegliere: 

• Arrotondare per difetto all'intervallo precedente: arrotonda il saldo in basso quando viene effettuato un nuovo accantonamento per avere sempre numeri interi 

• Arrotondare per eccesso all'intervallo successivo: arrotonda il saldo in alto quando viene effettuato un nuovo accantonamento per avere sempre numeri interi

  
  

Visualizza i dettagli delle politiche nelle schede di assenza dei dipendenti: Decidi se i tuoi dipendenti dovrebbero vedere i dettagli di ogni assenza una volta assegnata loro. Ricorda che i dettagli mostrano esattamente come queste politiche sono configurate e appariranno più o meno così:

Quando tutto è impostato, fai clic su AVANTI. 

Richieste

Come ultimo passo, puoi scegliere come gestire le richieste di assenza dei dipendenti per la politica che stai creando.

Approvazione richiesta: Attiva questa opzione se le richieste devono essere approvate. Per impostazione predefinita, manager e amministratori possono approvare le richieste di assenza.

Blocca le richieste di assenza durante il periodo di prova: Se attivi questa funzione, i tuoi dipendenti non potranno richiedere giorni di assenza durante il periodo di prova. La funzione dipende dalla data del periodo di prova nel profilo personale del dipendente. Tuttavia, possono vedere il loro saldo assenza e fare richieste di assenza una volta terminato il periodo di prova.

Permetti ai dipendenti di richiedere assenze di mezza giornata: Attiva questa opzione se i dipendenti possono richiedere mezza giornata (mattina o pomeriggio). 

• Fai clic su  SALVA

Hai appena creato con successo la tua prima politica di assenza! Puoi creare quante politiche vuoi. In questo articolo scoprirai come assegnare le politiche ai tuoi dipendenti.