Création de politiques d'absence

Une fois que tu as appris à créer des types d'absence, il est temps de créer tes politiques d'absence. Rappelle-toi que les politiques sont les règles selon lesquelles chaque type d'absence fonctionne. Elles définissent le cycle, le type de rémunération et la disponibilité ainsi que d'autres options avancées.

Chaque type d'absence nécessite au moins une politique pour être efficace. Il est possible de créer plusieurs politiques par type d'absence. Cependant, tu assigneras à tes employés une seule politique d'absence par type d'absence.

TABLE DES MATIÈRES

• Crée des Politiques d'Absence
• Droit
• Droit Supplémentaire
• Ajustements
• Règles de Crédit
• Requêtes

Crée des Politiques d'Absence

Pour ajouter une nouvelle politique, va au type d'absence souhaité et clique sur (+) AJOUTER UNE NOUVELLE POLITIQUE.

Ensuite, tu peux configurer toutes les règles pour ta nouvelle politique, en commençant par les Règles d'Éligibilité.

Droit

Ici, tu peux choisir les compensations auxquelles les employés ont droit selon cette politique et quand ils doivent les recevoir. C'est la première étape essentielle pour définir ta politique d'absence.

Nom de la politique: Commence par donner un nom à ta nouvelle politique. N'oublie pas : Plus le nom est distinct, plus il sera facile pour toi de différencier la politique des autres politiques et de l'assigner à tes employés. Dans notre exemple, nous allons configurer une politique pour un congé de 24 jours

Droit déterminé en : Ici, tu peux choisir si tes employés doivent recevoir leurs congés en jours ou en heures. Dans cet exemple, nous choisissons jours, car nous voulons créer une politique d'absence pour des jours de vacances. 

Type de Droit : Le type de droit détermine si un employé reçoit un droit fixe par cycle ou un droit illimité par cycle. 

• Illimité est généralement choisi pour les maladies, car cela signifie que l'employé n'a pas de limite sur les jours de congés.
• Avec un droit fixe, ton employé peut seulement prendre autant de jours que tu as configuré dans le droit de base.

Si tu choisis Illimité, la barre de gauche est plus courte et tu peux configurer moins de règles.

Cycle Annuel commence le : Ici, tu peux déterminer quand le cycle de rémunération commence. 

• Date de début de l'employé : Si tu choisis cette option, le cycle commence le jour où ton employé commence à travailler dans ton entreprise.
  
• Cycle désactivé : Choisis cette option pour créer une politique sans cycle, c'est-à-dire que les jours de congés ne se perdent pas après un certain laps de temps. 
• Date spécifique : C'est l'option la plus couramment choisie. Généralement, le 1er janvier est choisi pour que les employés reçoivent leurs jours dès le début de la nouvelle année. 

Droit de base : Entre le nombre de jours que tes employés reçoivent dans un cycle.

Utiliser les jours de calendrier : Active jours de calendrier pour déduire les jours non ouvrés, comme les week-ends ou jours fériés, du crédit d'une personne lorsqu'elle fait une demande. 

Cette option n'est pas disponible pour les politiques basées sur les heures.

Comment le Droit est-il formé ? : Ici, tu peux choisir comment tes employés reçoivent leurs absences.

• Droit proportionnel accordé sur une base mensuelle
  
  • Fin de la période de délimitation (accordé après le travail effectué) : Avec cette option, tes employés reçoivent l'allocation calculée le premier jour de la période de délimitation suivante.
  • Début de la période de délimitation (accordé à l'avance) : Si tu choisis cette option, tes employés reçoivent l'allocation calculée au début de la période de délimitation.
• L'intégralité du droit est accordé au début du cycle

Quand tu as configuré tous les paramètres, clique sur CONTINUER.

Droit Supplémentaire

À l'étape suivante, tu peux configurer les règles pour des jours supplémentaires. Tu peux ajouter des règles de droit supplémentaire pour augmenter automatiquement l'allocation de base de la politique, selon la durée d'un employé dans l'entreprise. Si tu ne souhaites pas créer de règles pour des jours supplémentaires, tu peux passer cette étape.

Tu peux ajouter une règle de droit supplémentaire en cliquant sur (+) AJOUTER RÈGLE POUR DROIT SUPPLÉMENTAIRE.

Temps de service effectué (en années) : Ajoute ici la durée nécessaire avant de recevoir l'allocation. Si par exemple. tu ajoutes 1 an, ton employé recevra l'allocation choisie pour chaque année travaillée dans ton entreprise. 

Nombre de jours supplémentaires : Ici, tu peux choisir combien de jours de subvention doivent être ajoutés à la subvention de base existante de ton employé. Si tu choisis un jour supplémentaire ici, ton employé recevra un jour libre supplémentaire chaque année travaillée dans ton entreprise. 

Quand tu as terminé, clique sur AJOUTER. Tu peux ajouter autant de règles d'allocation supplémentaires que tu le souhaites. Enfin, clique sur CONTINUER.

Ajustements

Ensuite, tu peux choisir si le droit de base pour les nouveaux employés, les travailleurs à temps partiel et les employés avec une fin de contrat doit être proportionnel (ajusté). Prenons l'exemple d'un employé qui commence le 1er juillet. Tu peux choisir :

• Tu donnes à ton nouvel employé la moitié de l'allocation annuelle de congés, et il reçoit le montant total à la date de début du cycle que tu as choisie OU
• Il reçoit la totalité du montant du cycle d'un seul coup et reçoit chaque année de nouveaux jours à sa date de début.

Proportionnel basé sur la date de début de l'employé :

• Non proportionnel. Accorder la totalité du droit : L'employé reçoit le montant total. 
• Proportionnel basé sur le début : L'employé reçoit ses congés proportionnellement au nombre de jours restants dans le cycle actuel. 

Proportionnel basé sur la fin du contrat de l'employé : 

• Non proportionnel. Accorder la totalité du droit : L'employé reçoit le montant total.
  
• Proportionnel basé sur la fin : L'employé reçoit sa récompense proportionnellement sur la base du nombre de jours calendaires travaillés pendant le cycle. Cela repose sur la date de fin enregistrée dans le profil personnel de l'employé.

Proportionnel en fonction du planning de travail de l'employé ;

• Non proportionnel. Accorder la totalité du droit : L'employé reçoit le montant total.
  
• Proportionnel basé sur le planning : L'employé reçoit le montant dû en fonction du nombre total de ses jours travaillés selon la formule :

Une fois que tu as tout configuré, clique sur CONTINUER.

Règles de Crédit

Ici, tu peux choisir comment le crédit de l'employé pour la politique que tu es en train de créer doit être géré.

Permettre un solde négatif pendant le cycle actuel : Active cette option si tu autorises tes employés à prendre des congés même si leur crédit est dépassé. Tu peux choisir si tes employés peuvent avoir un nombre illimité de jours négatifs ou si tu fixes un nombre maximal de jours où ils peuvent dépasser leur crédit.

Autoriser le report du droit non utilisé dans le prochain cycle : Active cette option pour que les employés puissent demander les jours de congés restants de cette année l'année prochaine. Choisis jusqu'à quelle date ils peuvent demander leurs jours reportés lors du prochain cycle et le nombre maximal de jours qu'ils peuvent prendre. Tu peux toujours choisir que les jours restants dans le cycle soient reportés et ne se perdent pas.

Arrondir le crédit actuel à des jours complets ? : Active cette option pour choisir : 

• Arrondir vers l'intervalle précédent : arrondit le crédit à la baisse lorsqu'un nouvel ajustement est effectué, pour toujours avoir des nombres entiers 

• Arrondir vers l'intervalle suivant : arrondit le crédit à la hausse lorsqu'un nouvel ajustement est effectué, pour toujours obtenir des nombres entiers

  
  

Afficher les détails des règles dans les cartes d'absence des employés: Détermine si tes employés doivent voir les détails de chaque absence quand tu les leur as attribuées. N'oublie pas que les détails montrent exactement comment ces politiques sont configurées, et elles ressembleront à ceci :

Lorsque tout est prêt, clique sur SUIVANT. 

Demandes

En dernier lieu, tu peux choisir comment les demandes d'absence des employés pour la politique que tu es en train de créer doivent être gérées.

Approbation requise : Active cette option si les demandes doivent être approuvées. Par défaut, les managers et les administrateurs peuvent approuver les demandes d'absence.

Blocage des demandes d'absence pendant la période d'essai : Si cette fonction est activée, tes employés ne peuvent pas demander de congé pendant leur période d'essai. La fonction dépend de la date de la période d'essai dans le profil personnel de l'employé. Cependant, ils peuvent voir leur solde d'absence et demander des absences dès que la période d'essai est terminée.

Permettre aux employés de demander des demi-journées : Active cette option si les employés peuvent demander des demi-journées (matin ou après-midi). 

• Clique sur ENREGISTRER

Tu as maintenant créé avec succès ta première politique d'absence ! Tu peux créer autant de politiques que tu le souhaites. Dans cet article, tu apprendras comment attribuer des politiques à tes employés.