Creazione di tipi di assenza

SOMMARIO

• Differenza tra tipo di assenza e politica di assenza
• Aggiunta di tipi di assenza
• Impostazioni 
• Autorizzazioni
  • Aggiungi ruolo di approvare della assenza
  • Permettere approvazione delegata
• Crea workflow 
• Creazione di politiche di assenza
• Autorizzazione a due livelli

In Kenjo puoi creare, gestire e controllare tutte le assenze dei tuoi dipendenti. Per farlo, attiva prima di tutto la funzione Assenze nelle Impostazioni. 

Un nuovo simbolo dell'aereo apparirà nel menu sul lato sinistro della homepage. 

Differenza tra tipo di assenza e politica di assenza

Prima di iniziare a creare tipi di assenza, è importante che tu conosca la differenza tra tipi di assenza e politiche di assenza:

• Tipi di assenza rappresentano le categorie di assenza che i dipendenti della tua azienda possono utilizzare. Ad esempio, ferie, malattia, maternità, congedo parentale ecc. Quando un dipendente vuole prendere ferie, deve fare una richiesta di assenza per il tipo di assenza ferie.

• Politiche di assenza sono linee guida su cui si basa ogni tipo di assenza. Sono essenzialmente regole vincolanti che formano la struttura per i tipi di assenza. Determinano il ciclo, il diritto e la tipologia del diritto su cui si fonda un tipo di assenza. Leggi l'articolo relativo alla creazione di politiche di assenza qui. 

Aggiunta di tipi di assenza

Per prima cosa, devi creare tutti i tipi di assenza rilevanti per la tua azienda. 

• Clicca sul simbolo (+).
• Inserisci il nome dell'assenza.
• Colore: Scegli un colore per evidenziare questo tipo di assenza in altre funzioni, ad es. nel tuo calendario, da evidenziare. Consigliamo di utilizzare un colore diverso per ogni tipo di assenza. Nota: Il colore del tipo di assenza è visibile a tutta l'azienda solo se questo tipo di assenza è pubblico (vedi Visibilità del tipo di assenza).
• Impostazioni di compensazione: Scegli una delle tre opzioni mostrate nel menu a discesa, a seconda di come desideri configurare il tipo di assenza. Nota: Questa selezione si applica a tutte le politiche che creerai sotto questo tipo di assenza.
  • Assenza retribuita: Se il dipendente viene pagato nonostante l'assenza. Tipicamente durante ferie, malattia, motivi personali ecc.
  • Assenza non retribuita: Se il dipendente non viene pagato durante l'assenza. Tipicamente durante un congedo non retribuito, un anno sabbatico o per assenze non giustificate.
  • Altra assenza: Per lavori in remoto, come lavoro da casa, viaggi d'affari o compensazioni degli straordinari. In questo caso, i dipendenti devono registrare il loro orario di lavoro.
• Clicca su AGGIUNGI, per salvare il tipo di assenza.  

Impostazioni 

 1 + 2  Tutti i tipi di assenza che hai creato sono visibili nella colonna a sinistra, sotto  Pagato, Non pagato e Altro ordinati. 

 3  Visibilità del tipo di assenza: Se non attivi questa opzione, solo il dipendente, il superiore e la gestione vedranno nel calendario il motivo dell'assenza e non gli altri colleghi. Si consiglia di mantenere il tipo di assenza pubblico se si tratta di malattia, ferie o tipi di assenza simili. 

 4  Assenza giustificata/non giustificata: Scegli come desideri che il tipo di assenza venga mostrato sul Dashboard del tasso di assenza. Le assenze giustificate non vengono conteggiate come tempo di assenza, mentre le assenze non giustificate vengono conteggiate.

• Assenza giustificata: Quando la richiesta è stata approvata in anticipo/il giorno dell'assenza.
• Assenza non giustificata: Quando un dipendente non si presenta a lavoro senza dare un motivo per la sua assenza, o senza informare il datore di lavoro.
• Solo con allegato: Quando l'assenza è ingiustificata finché il dipendente non fornisce una prova per la sua assenza.

 5  Allegato documenti: Qui puoi dare ai tuoi dipendenti la possibilità di caricare documenti riguardanti la loro assenza. Si consiglia questa opzione per malattia, congedo parentale o formazione. Hai l'opzione di rendere obbligatorio un allegato dopo un determinato numero di giorni. Ad esempio, in Germania è prassi comune inviare un certificato medico dopo 3 giorni di malattia. A seconda della tua configurazione, puoi richiederlo anche dopo un giorno o non richiederlo affatto. 

Autorizzazioni

Per default, un superiore approva le assenze dei suoi dipendenti (riporta a). Se hai configurato un approvazione a due livelli sotto (+) AGGIUNGI APPROVAZIONE A DUE LIVELLI con due step, il superiore sarà colui che approva al primo step.

Aggiungi ruolo di approvare della assenza

• Se altri dipendenti devono approvare le assenze, clicca su Impostazioni > Assenze > Approvazioni Generali > Aggiungi ruolo di approvare della assenza. 
• Una volta attivato, seleziona il profilo di un dipendente e stabilisci sotto Personale > Informazioni Aziendali > Approvazioni Assenze, chi dovrà approvare le sue assenze.  Tieni presente che il superiore del dipendente riceverà sempre la richiesta altresì . 

Permettere approvazione delegata

• Attivando questa funzione, i superiori possono designare un collega per approvare o rifiutare le richieste di assenza dei loro dipendenti, quando essi sono assenti.
• Ora seleziona il profilo di un dipendente e stabilisci chi, tra i colleghi, sarà il delegato all'approvazione sotto Personale > Informazioni Aziendali > Delegato Approvazione Assenze .

Nota: Se non viene designato nessuno, il superiore del superiore sarà responsabile del trattamento di queste richieste. 

Crea workflow 

Se desideri configurare un workflow in modo da ricevere un'email per una richiesta di assenza, vai a Impostazioni. Poi clicca sulla barra del menu orizzontale su Workflows > (+) CREA WORKFLOW.

Nomina il tuo workflow e seleziona Oggetto > Richiesta di assenza. Poi configura il workflow in base alle tue necessità e clicca su Salva. 

Creazione di politiche di assenza

Per scoprire come creare politiche di assenza, visita questo articolo.

Autorizzazione a due livelli

Per le politiche di assenza in cui l'opzione Richiesta di approvazione è attivata, puoi impostare un processo di approvazione a due livelli. Scopri come farlo in questo articolo.