Crear plantillas de documentos

Puedes crear plantillas con marcadores de posición que se completarán automáticamente con la información del empleado al que asignes el archivo. Esta funcionalidad es útil para documentos estandarizados como, por ejemplo, los contratos de trabajo.

Crear plantillas

Para utilizar la función de Plantillas, sigue los siguientes pasos:

• Crea el contenido de tu plantilla en un archivo .docx
• Agrega todos los campos de texto que necesites en el documento. Estos campos o marcadores de posición se pueden nombrar como quieras, lo único importante es que se produzcan entre corchetes y sin espacios.

                    Por ejemplo, puedes nombrar tu campo para "apellido" de cualquiera de las siguientes formas:

                 {Campo1}

                 {Apellido}

• Importa el archivo .docx en Documentos > Plantillas > (+) SUBIR PLANTILLA.

• Una vez que se cargue el documento, haz clic en él y, en el menú ubicado a la derecha de la pantalla, haz coincidir todos los marcadores de posición con sus respectivos campos de Kenjo. Por ejemplo, {Apellido} con "Apellido".

• Haz clic en GUARDAR. En tu nueva plantilla aparecerá un nuevo menú en el lado derecho de la pantalla con todos los campos y la información de Kenjo correspondiente:

Asignar plantillas a los empleados

Una vez que todos los marcadores de posición coincidan con su campo correspondiente en el archivo, puedes asignar el documento a tus empleados. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

• Haz clic en la plantilla que desea asignar

• Haz clic en CREAR DOCUMENTO

• En la barra de búsqueda, escribe el nombre del empleado

• Selecciona si deseas que el documento sea visible para el empleado haciendo clic en la casilla de verificación

• Verifica que todos los marcadores de posición coincidan con la información correcta del perfil del empleado. En caso de que falte esta información en el perfil del empleado, puedes agregarla manualmente. En el siguiente ejemplo, la empleada Amanda no agregó su dirección, pero puedes escribirla directamente aquí:

• Finalmente, haga clic en CREAR DOCUMENTO

Ahora el documento debería aparecer en los documentos personales del empleado con la información poblada. Por ejemplo:

Nota:

• Para agregar más marcadores de posición a una plantilla antigua, deberás descargar el documento, agregar el marcador de posición y cargarlo nuevamente en Documentos > Plantillas.
• Solo se pueden cargar ".docx" como plantillas.