Erstellen von Smart Docs-Vorlagen

Erstelle Vorlagen mit Platzhaltern, die automatisch mit den Informationen des Mitarbeiters ausgefüllt werden, dem du die Datei zuweist. Diese Funktion ist nützlich für standardisierte Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge.  

Erstellen von Vorlagen

Führe die folgenden Schritte aus, um die Vorlagenfunktion zu verwenden:

• Erstelle den Inhalt deiner Vorlage in einer .docx-Datei
• Füge alle Platzhalter in das Dokument ein, die du benötigst. Diese Platzhalter können nach Belieben benannt werden, wichtig ist nur, dass sie zwischen geschweiften Klammern erstellt werden. 

                     Zum Beispiel kannst du deinen Platzhalter für den Nachnamen nennen:

                            { Feld 1 } 

                            { Nachname }

• Importiere die .docx-Datei in Smart Docs > Vorlagen > (VORLAGE HOCHLADEN).

• Sobald das Dokument hochgeladen ist, musst du alle Platzhalter im Dokument mit den Informationen aus Kenjo abgleichen. Zum Beispiel, {Nachname} mit "Nachname".

• Klicke auf SPEICHERN. Deine neuen Vorlagen werden auf der rechten Seite des Bildschirms ein neues Menü mit allen Platzhaltern und den entsprechenden Feldinformationen in Kenjo haben:

Zuweisung von Vorlagen an Mitarbeiter

Sobald alle Platzhalter mit dem entsprechenden Feld in der Datei übereinstimmen, kannst du das Dokument deinen Mitarbeitern zuweisen. Führe dazu die nächsten Schritte aus:

• Klicke auf die Vorlage, die du zuweisen möchtest

• Klicke auf DOKUMENT ERSTELLEN

• Gib in der Suchleiste den Namen des Mitarbeiters ein

• Wähle aus, ob das Dokument für den Mitarbeiter sichtbar sein soll, indem du das Kästchen anklickst

• Prüfe, ob alle Platzhalter mit den richtigen Informationen aus dem Profil des Mitarbeiters übereinstimmen. Falls diese Informationen im Profil des Mitarbeiters fehlen, kannst du sie manuell hinzufügen. Im folgenden Beispiel hat die Mitarbeiterin Amanda ihre Adresse nicht angegeben. Du kannst sie bei der Erstellung des Dokuments manuell eingeben.

• Klicke abschließend auf DOKUMENT ERSTELLEN

Nun sollte das Dokument in den persönlichen Dokumenten des Mitarbeiters erscheinen und die Informationen enthalten. Zum Beispiel:

Hinweis:

• Um weitere Platzhalter zu einer alten Vorlage hinzuzufügen, musst du das Dokument herunterladen, den Platzhalter hinzufügen und es erneut unter Smart Docs > Vorlagen hochladen.
• nur ".docx" kann als Vorlage hochgeladen werden.