Einrichtung der DATEV Lohnarten

TABLE OF CONTENTS

• Übertragung von Gehältern an DATEV
• Übertragung von weiteren Gehaltsbestandteilen als Festbezüge an DATEV
• Stundenlöhne
•  Bewegungsdaten
• Stundenzettel

Es gibt zwei Wege, über die Informationen zu festen und variablen Bezügen von Kenjo zu DATEV übertragen werden:

a)Gehalt und Stundensatz (Stammdaten)

• Festbezüge
• Weitere / Zusätzliche Festbezüge
• Stundenlohn

b)Variable Vergütungen (Bewegungsdaten)

• Variable zusätzliche Vergütungen
• Stundenweise Anwesenheit

In der Rubrik Lohnarten der DATEV Einstellungen musst du festlegen, ob variable Vergütungen als Festbezüge in den Stammdaten oder als Bewegungsdaten (monatliche Buchungen) an DATEV übertragen werden sollen.

Übertragung von Gehältern an DATEV

Zur Übertragung der monatlichen oder jährlichen Gehälter von Kenjo zu DATEV werden Festbezüge eingerichtet.

In der Tabelle Zuordnung Festgehalt, die du unter DATEV Einstellungen findest, musst du definieren, wie die Bezüge in Kenjo zu den Festbezügen in LODAS zugeordnet werden. Dazu sind folgende Eingaben notwendig:

• Lohnart-Nr.
• Festbezug-Nr.

Die hier getätigten Eingaben gelten für alle Mitarbeiter.

Die Festbezugs-ID und die Lohnart-Nr, die in Kenjo erfasst sind, werden in DATEV als Zahlen angezeigt.

Wichtige Hinweise zur Einarbeitung

Es ist wichtig, dass für jeden Mitarbeiter die Festbezug-Nr. und die Lohnart-Nr. in Kenjo mit denen in DATEV übereinstimmen.

Die in der Zuordnungstabelle eingegebenen Nummern gelten für alle Mitarbeiter, die für dieses DATEV-Unternehmen aktiviert sind. Wenn jedoch manche Mitarbeiter abweichende Festbezug-Nr. und/oder Lohnart-Nr. haben, was bei Auszubildenden, Werkstudenten und Geschäftsführern vorkommen kann, dann befolge diese Schritte:

1. Exportiere die Stammdaten aus DATEV, wie hier beschrieben
2. Schaue nach, welche Festbezug-Nr. und Lohnart-Nr. bei den jeweiligen Mitarbeitern hinterlegt sind.
3. Öffne den Kenjo DATEV-Import-Assistenten und lade die Excel Vorlage herunter
4. Füge Festbezug-Nr. und Lohnart-Nr. in der Vorlage hinzu:
   • Spalte "Festbezug Lohnart Nummer"  = Lohnart-Nr.
   • Spalte "Festbezug ID" =  Festbezug-Nr.
5. Importiere die geänderte Vorlage

Alternativ kannst du die Nummern auch manuell im persönlichen Profil eines Mitarbeiters eingeben. Klicke dazu auf ZEIGE DATEV-FELDER und gib die Nummern in die Felder Festbezug-Nr. und Lohnart-Nr. ein.

Übertragung von weiteren Gehaltsbestandteilen als Festbezüge an DATEV

Zusätzliche Gehaltsbestandteile, wie z.B. Internetpauschale oder Kindergartenzuschuss, die in DATEV als Festbezüge eingerichtet werden, kannst du wie folgt in Kenjo als sog.  “feste zusätzliche Zahlungen” einrichten:

1. Gehe zu den DATEV Einstellungen
2. Öffne den Tab LOHNARTEN
3. In der Tabelle Feste zusätzliche Zahlungen, klicke auf VARIABLE VERGÜTUNGSART HINZUFÜGEN. Wenn die gewünschte Vergütungsart nicht aufgeführt ist, musst du sie unter Lohnabrechnungs-Einstellungen > Gehalt > Variable Vergütungsarten und den Button + Variable Vergütungsart hinzufügen anlegen
4. Gib anschließend die Lohnart-Nr. und die Festbezug-Nr. ein

Die jeweiligen Nummern findest du in der Tabelle Festbezüge in LODAS bzw. Lohn und Gehalt.

Wichtige Hinweise zur Einrichtung

Es ist wichtig, dass bei allen Mitarbeitern die Festbezug-Nr. und die Lohnart-Nr. der zusätzlichen Festbezüge gleich sind und die Nummern in Kenjo mit denen in DATEV übereinstimmen. Dies ist nicht  automatisch der Fall, da in DATEV bei der Anlage eines neuen Festbezugs die Festbezug-Nr. um eins hochzählt.

Wir empfehlen, die Festbezüge bei den Mitarbeitern in LODAS entsprechend zu organisieren, so dass jede Lohnart stets in der gleichen Zeile (d.h. mit der gleichen Festbezug-Nr.) abgelegt wird. Dadurch gibt es bei den Festbezügen unter Umständen Lücken (nicht belegte Zeilen), aber dies stellt kein Problem bei der Abrechnung dar.

Alternativ könnte für jede Kombination aus Lohnart + Festbezug-Nr. eine eigene Vergütung in Kenjo angelegt werden (z.B.  eine Vergütung Internetpauschale Festbezug 4, Internetpauschale Festbezug 5 für Festbezug-Nr. 4 und 5), die den Mitarbeitern abhängig von der Konfiguration in LODAS zugewiesen werden. Dies kann langfristig jedoch mehr Aufwand verursachen als eine einmalige Neuorganisation der Festbezüge.

Hier ein Beispiel, was passiert, wenn die Nummern der Festbezüge nicht übereinstimmen:

Die feste zusätzliche Zahlung Jobticket ST + SV ist in Kenjo konfiguriert als:

Hat nun ein Mitarbeiter diese Zahlung bereits in DATEV mit der Festbezugsnummer 3 statt 6 eingerichtet, wird dies zu einem Problem führen. Wenn die Daten von Kenjo zu DATEV übertragen werden, wird die unterschiedliche Festbezug-Nr. als eine neue zusätzliche Zahlung interpretiert und zusätzlich bei den Festbezügen hinzugefügt, wodurch es zu einer doppelten Auszahlung kommt.

Weitere Informationen zum Abgleich der DATEV Festbezugs-IDs findest du in dem folgenden Hilfe-Center Artikel von DATEV: https://apps.datev.de/help-center/documents/1018836

Stundenlöhne

Du kannst die Arbeitsstunden und den Stundenlohn eines Mitarbeiters von Kenjo zu DATEV übertragen.

Bitte trage die Lohnart, über die Arbeitsstunden abgerechnet werden, unter DATEV Einstellungen > LOHNARTEN > Zuordnung Stundenlohn ein.

In DATEV können mehrere unterschiedliche Stundenlöhne hinterlegt werden. Bitte beachte, dass wir nur die Übertragung eines Stundenlohns unterstützen. Wenn du nicht den ersten Stundenlohn verwenden möchtest, kannst du unter DATEV-Einstellungen > MITARBEITER-FELDER -> Stundenlohn zwischen Stundenlohn 1, Stundenlohn 2 und Stundenlohn 3 wählen.

Stundenlöhne für festangestellte Mitarbeiter (für Zuschläge, Überstunden usw.) werden direkt in DATEV verwaltet.

 Bewegungsdaten

Variable Zahlungen

Sie können variable zusätzliche Zahlungen für einen Mitarbeiter von Kenjo zur DATEV übertragen.

Variable zusätzliche Zahlungen befinden sich in der Bewegungsdaten(Transaktionsdaten)-Datei:

• Für DATEV LODAS: Bewegungsdaten > Erfassungstabellen > Standard

• Für DATEV Lohn und Gehalt: Bewegungsdaten > Stapelerfassung Monat

Variable Zahlen sind z.B. Boni, Zulagen und Auszahlungen von angesammelten Überstunden.

Um einen variablen Vergütungstyp hinzuzufügen:

1. Gehe zu den DATEV Einstellungen
2. Öffne den Tab LOHNARTEN
3. In der Tabelle “Variable zusätzliche Zahlungen”, klicke auf “VARIABLE VERGÜTUNGSART HINZUFÜGEN”. Wenn die gewünschte Vergütungsart nicht aufgeführt ist, musst du sie unter “Lohnabrechnungs-Einstellungen > Gehalt > Variable Vergütungsarten” und den Button “+ Variable Vergütungsart hinzufügen” anlegen
4. Gib anschließend die Lohnart-Nr. ein

Variable zusätzliche Zahlungen, die an DATEV LODAS gesendet werden, werden mit dem Verarbeitungsschlüssel (BS) 2 übermittelt: Bruttobezug .

Nettogehälter/Nettoabzüge (Verarbeitungsschlüssel 3) werden derzeit nicht unterstützt.

Stundenzettel

Die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden kann von Kenjo zu DATEV übertragen werden.

Die Einrichtung funktioniert wie folgt:

1. Die Zeiterfassung ist für den Mitarbeiter unter Anwesenheit > Einstellungen aktiviert
2. In den DATEV-Einstellungen wurde die Übertragung der Mitarbeiter-Felder Stundenlohn und Stündliche Anwesenheit aktiviert
3. In den DATEV-Einstellungen > Lohnarten wurde die Lohnart-Nr. für den Stundenlohn festgelegt

Arbeitsstunden, die an DATEV LODAS gesendet werden, werden mit dem Buchungsschlüssel 1 (Stunden) übertragen.

Wichtige Hinweise für die Bewegungsdaten

Risiko doppelter Einträge

Dein Steuerberater darf die Bewegungsdaten nur einmal pro Monat in DATEV hochladen. Wenn dieselbe Datei mehr als einmal hochgeladen wird, werden die variablen Zahlungen und/oder Arbeitsstunden erneut hinzugefügt, was zu doppelten Einträgen führt.

Definition  der Lohn und Gehalt Bewegungsdaten

Wir verwenden die vorhandene DATEV-Vorlage Standard, um Bewegungsdaten (Stundenerfassung und variable Zahlungen) in Lohn und Gehalt zu importieren. Wenn dein Steuerberater diese Vorlage angepasst hat, kann es beim Import der Daten aus Kenjo zu Fehlermeldungen kommen.