Breng afwezigheidsgegevens over van TSM

Gewijzigd op Ma, 23 Jun om 2:44 PM

Dit artikel begeleidt je door het proces van het importeren van TSM-afwezigheidsgegevens in Kenjo met behulp van de bulkimportfunctie.

INHOUDSOPGAVE

Basisprincipes
Stap 1: Importtype selecteren
Stap 2: Bestand uploaden
Stap 3: Gegevens toewijzen
Stap 4: Afwezigheidstypes toewijzen
Stap 5: Import voltooien

Basisprincipes

Kenjo stelt je in staat historische afwezigheidsgegevens te importeren via een TSM-export. Dit is vooral belangrijk om aan wettelijke vereisten te voldoen, correcte registraties bij te houden en de systeemovergang soepel te laten verlopen. Voordat je aan de migratie begint, moet je begrijpen hoe we de gegevens van TSM transformeren en hoe deze historische gegevens daarna in Kenjo worden weergegeven.

Opmerking: Het bestand voor afwezigheidsgegevens en aanwezigheidsgegevens is identiek. Hoe je deze kunt downloaden, lees je hier.

Voorbeeld:

De informatie uit het TSM-exportbestand ziet er als volgt uit:

Kenjo verwerkt deze gegevens als volgt:

Medewerker 2 heeft een goedgekeurd uurgebaseerd betaald verlof van 8 uur op vrijdag, 21 maart 2025
De afwezigheidsvermelding valt onder de categorie betaald verlof (PTO), type vakantie

Na de migratie doet Kenjo het volgende:

wijst de medewerker# de medewerker-ID toe en identificeert de desbetreffende medewerker
maakt een inactieve categorie waarvan de afwezigheidscategorie deel uitmaakt
maakt een afwezigheidsvermelding met de volgende gegevenspunten:

Hele dag aanvragen	Aantal uren = Waarde onder de BETAALDE TIJD AF (betaalde afwezigheid) in het document
Toestand	is ingediend (bijv. al goedgekeurd)
Beschrijving	Waarde in de SITENAAM kolom

Stap 1: Selecteer het importtype

Ga naar Instellingen > Data-import
Selecteer Afwezigheid en klik op Importeren
Selecteer de optie Met TSM-export migreren en klik op VOLGENDE

Voordat je begint,

Zorg ervoor dat alle medewerkers in het bestand al in Kenjo zijn aangemaakt met de juiste medewerker-ID. Kenjo gebruikt de medewerker-ID als uniek kenmerk om de gegevens aan de juiste personen toe te wijzen.
Je kunt de medewerker-ID's individueel in het medewerkerprofiel of gebundeld via de importwizard bijwerken
Het exportbestand moet in een van de 6 door Kenjo ondersteunde talen zijn
Zorg ervoor, dat je het juiste exportbestand van TSM gebruikt

Stap 2: Bestand uploaden

Klik op Bestand selecteren en upload het TSM-bestand.
Zorg ervoor dat het bestand het juiste formaat heeft en de relevante gegevens bevat.
Klik op Verder, om door te gaan.

Stap 3: Afwezigheidstypes toewijzen

Wijs de afwezigheidstypes van TSM toe aan de categorieën in Kenjo
Voorbeeld: PTO – Vacation wordt Betaald verlof – Vakantie
Je kunt indien nodig nieuwe afwezigheidstypes in Kenjo aanmaken

1	Dit is de naam van het toegewezen afwezigheidstype in Kenjo
2	Het groene vinkje geeft aan dat het desbetreffende veld succesvol is toegewezen
3	Het zwarte kruisje geeft aan dat het TSM-veld niet is toegewezen Klik op X, om het standaard toegewezen Kenjo-veld te verwijderen Zoek het correcte veld via het dropdown-menu en selecteer het
4	Vink dit selectievakje aan om niet toegewezen kolommen uit te sluiten

Klik op Bevestigen, nadat de toewijzing voltooid is.

Stap 4: Import voltooien

Controleer de gegevens in de importvoorvertoning.
Klik op Import beginnen, om het proces te voltooien.
De geïmporteerde gegevens verschijnen in het afwezigheidsmodule van de desbetreffende medewerker.