Gesetzteskonforme Zeiterfassung

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei der Zeiterfassung ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber entscheidend. Unser System bietet umfassende Funktionen für die gesetzeskonforme Verwaltung der Anwesenheit. Um Deine Zeiterfassung gesetzeskonform zu gestalten, empfehlen wir Dir, über die zur Verfügung stehenden Konfigurationsmöglichkeiten die Realität abzubilden. Dies bedeutet insbesondere, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, sowie die Pausen aktiv erfasst werden sollten.

Im folgenden Artikel geben wir Dir zu jeder Option entsprechende Informationen im Hinblick auf die Rechtskonformität.

INHALT

• Allgemeine Empfehlungen
  • Nutze Stechuhr-Methoden
  • Konfiguration von Pausenregelungen
• Empfehlungen pro Abschnitt
  • Zeiterfassungsmethoden
  • Standorterfassung
  • Berechtigungen
  • Erinnerungen
  • Schicht Regeln

Allgemeine Empfehlungen

Wir geben Dir eine allgemeine Empfehlung für eine mögliche Konfiguration der Einstellungen, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen:

Zu aller erst: Aktiviere die Zeiterfassung für jeden Mitarbeiter

Nutze Stechuhr-Methoden

Aktiviere die Zeiterfassungsmethode One-Click-Zeiterfassung. Wenn Du das Zeiterfassungsterminal verwendest oder dies in Erwägung ziehst, aktiviere unter Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien > Zeiterfassungsmethoden die Methode PIN Code oder QR Code.

Mit diesen Methoden kannst Du sicherstellen, dass die Anfangs- und Endzeit sowie die Pausenzeiten aktiv erfasst werden und somit der Realität entsprechen. Beachte, dass Du die Berechtigung zur Bearbeitung der Zeiterfassung deaktivierst. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass keine der erfassten Einträge geändert werden und somit die Realität verfälschen.

Tipp: Schule deine Mitarbeitern darin, dass sie zu Beginn und am Ende ihres Arbeitstages ein- und auschecken sowie, dass sie die Pausen dann ein- und ausstempeln, wenn sie die Pausen auch tatsächlich einlegen.

Konfiguration von Pausenregelungen

Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Pausen gesetzeskonform einhalten, kannst Du unter Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien > Erinnerungen mehrere Pausenregeln konfigurieren.

Lege die erforderliche Pausenzeit für eine bestimmten Arbeitszeit fest. Deine Mitarbeiter werden nach dem Auschecken daran erinnert, wenn sie vergessen haben, ihre Pause einzutragen oder die Pausenzeit nicht mit der vorgeschriebenen Pausenzeit übereinstimmt. Auf diese Weise kannst Du Deine Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre Pausen entsprechend dem Gesetz einzutragen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.

Empfehlungen pro Abschnitt

Werfen wir einen Blick auf alle weiteren möglichen Konfigurationsoptionen und deren Auswirkungen auf die Einhaltung der Vorschriften. Wir werden die Einstellungsoptionen der Anwesenheitsrichtlinien einzeln durchgehen:

Zeiterfassungsmethoden

• Bearbeitung der Zeiterfassungstabelle

Achtung! Wenn Du Deinen Mitarbeitern erlaubst, die Zeit manuell hinzuzufügen, entspricht dies nicht der Realität.

• One-Click-Zeiterfassung (empfohlen): Bildet die Realität ab
• Terminal Methoden (empfohlen): Bildet die Realität ab

Erfahre mehr über die Zeitferfassungsmethoden

Standorterfassung

Dies hat keinen Einfluss auf die Einhaltung der Vorschriften, hilft Dir aber dabei, zu verstehen, von welchen Standorten aus Deine Mitarbeiter den Check-in/-out begonnen haben.

Berechtigungen

• Erlauben von Einträgen in der Zukunft

Achtung! Das Hinzufügen von Einträgen in der Zukunft entspricht nicht der Realität. Wir empfehlen die Verwendung von Stechuhr-Methoden, um die Realität abzubilden und gesetzeskonform zu sein

Erinnerungen

• Pausenerinnerung (empfohlen)
  • Hilft Dir, die verschiedenen Pausenregeln des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten
  • Lege die erwartete Pausendauer für eine spezifische Arbeitszeit fest
  • Erstelle bis zu fünf Pausenregelungen
  • Wir erinnern Deine Mitarbeiter daran, die Pause einzulegen, falls sie diese vergessen haben oder die erfasste Pausenzeit aufgrund Deiner Konfiguration geringer ist als die erwartete

Schicht Regeln

• Check In Beschränkungen 

Achtung! Diese Beschränkung zielt darauf ab, das Einchecken vor einer bestimmten Zeit zu beschränken. In diesem Fall verhinderst du, dass deine Mitarbeiter in Echtzeit einchecken, was das Tracking des tatsächlichen Eincheckens unmöglich macht.

Weitere Informationen über die gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung findest du in unserem neuesten Webinar.