Schichtplanung ist Kenjos Funktion für das Schichtmanagement in Unternehmen wie deinem. Es ermöglicht dir die einfache Planung der Schichten deines Unternehmens, die effiziente Erstellung von Zeitplänen und die Verwaltung der Anwesenheit deiner Mitarbeiter.

Beachte, dass nur Admins und HR-Admin-Profile in der Lage sind, Schichtplanung-Einstellungen vorzunehmen. 

• Gehe zu Einstellungen > Schichtplanung und schalte den Schalter um, um die Funktion zu aktivieren. 

• Im Menü auf der linken Seite wird ein neues Symbol angezeigt.  
• Klicke auf das Symbol > Einstellungen

Du wirst vier Abschnitte finden:

• Allgemein
• Standorte
• Rollen & Markierungen
• Regeln für die Schichten
• Erfassung von Anwesenheits- und Überstundeninformationen

Allgemein

Gehe zu Schichtplanung > Einstellungen > Benachrichtigungen und schalte den Schalter ein, damit du und deine Mitarbeiter automatische Push-Benachrichtigungen erhalten, wenn es eine Schichtaktualisierung gibt, die dem Mitarbeiter mitgeteilt werden muss. Ab sofort erscheinen die Benachrichtigungen in:

• Desktop: Benachrichtigungsglocke in der oberen rechten Ecke des Bildschirms
• Mobil: Benachrichtigungsglocke im App-Menü.

Standorte

Standorte

Es könnte sein, dass deine Organisation aus mehreren Standorten mit unterschiedlichen Arbeitsmodi besteht. Einer der Standorte könnte sich nur an die Bürozeiten halten, während ein anderer im Schichtbetrieb arbeiten könnte. Der erste Schritt besteht daher darin, die Standorte auf Unternehmensebene einzurichten. Beachte, dass das Standortfeld für die Erstellung von Schichten und Mitarbeiterprofilen obligatorisch ist.

• Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen 
• Klicke auf Büros. Hinweis: Wenn du noch keine Standorte zu deinem Unternehmen hinzugefügt hast, kannst du dies hier tun.
• Wähle den Standort, an dem du die Schichtarbeit aktivieren möchtest und navigiere zu der Einstellung "Für die Schichtplanung aktivieren".
• Aktiviere den Schalter.
• Gib die Adresse jedes Standorts an, an dem du dein Unternehmen betreibst, damit du per GPS verfolgen kannst, wann deine Mitarbeiter kommen und gehen.
• Um die Details eines Standortes zu bearbeiten, klicke auf den Ort und nimm die Änderungen vor. Um einen Standort zu löschen, kannst du den Mauszeiger über einen Standort bewegen und das rote Symbol "Mülleimer" verwenden.

Dieser Standort erscheint dann als Option in Schichtplanung > Einstellungen > Standorte und ist für Schichtzuweisungen und Schichtplanprofile der Mitarbeiter verfügbar.

Hinweis: Berücksichtige dies: 

• Wenn du einen Ort löschst, wird er bei der Erstellung von Schichten nicht mehr als verfügbarer Standort zur Verfügung stehen.
• Ein Standort kann nicht deaktiviert oder gelöscht werden, wenn er mit Mitarbeiterprofilen und geplanten Einsätzen verknüpft ist und verwendet wird.

Arbeitsbereiche

Hier kannst du die physischen Standorte deines Unternehmens in verschiedene Arbeitsbereiche aufteilen. In einem Restaurant könntest du zum Beispiel einen Arbeitsbereich für die Küche und einen anderen für den Service haben. Gleichzeitig kannst du innerhalb des Servicebereichs einen ersten Stock, einen zweiten Stock und eine Terrasse haben. Vergewissere dich, dass du alle Arbeitsbereiche hinzufügst, in denen deine Mitarbeiter ihre Aufgaben ausführen, um ihre Schichten zu organisieren.

Wenn du später deine Schichten erstellst, kannst du die Mitarbeiter den verschiedenen Arbeitsbereichen zuordnen, die du erstellt hast. Im Gegensatz zu Standorten sind Arbeitsbereiche keine Pflichtangabe für die Planung von Schichten.

• Klicke auf (+) ARBEITSBEREICH HINZUFÜGEN, um einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen
• Klicke auf SPEICHERN.

Um einen Arbeitsbereich zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf das Symbol "Stift" bzw. "Mülleimer".

Hinweis: Arbeitsbereiche können nicht gelöscht werden, wenn sie Mitarbeitern zugewiesen wurden oder Schichten mit diesem Arbeitsbereich erstellt wurden.

Rollen & Markierungen

Rollen

Für die Planung von Schichten mit Schichtplanung ist die Rolle eine notwendige Information. Dies geschieht, um den realen Kontext zu imitieren, in dem ein Mitarbeiter, der in Schichten arbeitet, eine bestimmte Rolle/Aufgabe während der Schicht ausführt. Schichtplaner können Rollen verwenden, um Personen bei der Planung der Schichten herauszufiltern. 

Erstelle alle Jobrollen, die du später deinen Mitarbeitern zuweisen willst.

• Klicke auf (+) ROLLE HINZUFÜGEN
• Füge den Namen der Rolle hinzu, z. B. Service, Krankenschwester, Arzt, Kassierer
• Wähle die Farbe der Rolle. Die Farbe dient später zur Unterscheidung der Rollen
• Klicke auf SPEICHERN

Um eine Rolle zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf das Symbol "Stift" bzw. "Mülleimer".

Beachte, dass keine Mitarbeiter mit einer Rolle verbunden sein sollten, um sie zu löschen. 

Markierungen

Markierungen können den Schichten, die du später erstellst, weitere Informationen hinzufügen. Sie sind wichtig, weil sie dich bei der Planung von Schichten an besondere Aspekte der Mitarbeiter erinnern. Wenn du zum Beispiel eine Schicht erstellst, möchtest du vielleicht Mitarbeiter zuweisen, die bestimmte Zertifikate haben, fließend Deutsch sprechen oder besonderen Zugang haben. 

• Klicke auf (+) MARKIERUNG HINZUFÜGEN und füge den Namen der Markierung hinzu.
• Wähle aus, zu welcher Art von Kategorie sie gehört: Skills, Information, Other
• Klicke auf SPEICHERN

Einige Anwendungsfälle für Markierungen können sein: Zeugnisse, Führerschein, Sprache, rote Karte (für die Gastronomie), Größenauswahl usw. 

Einige Schichtplaner kennzeichnen auch einen bestimmten Mitarbeiter als Schichtleiter.

Regeln für die Schichten

Wenn du Schichten erstellst, kannst du eine Pausenzeit hinzufügen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass in jedem Unternehmen bestimmte Vereinbarungen mit den Mitarbeitern getroffen werden. In einem sehr hektischen Restaurant kann es beispielsweise vorkommen, dass die Mitarbeiter kurze Pausen machen dürfen, die nicht registriert werden, aber dennoch Teil ihrer Gesamtschicht sind. In anderen Organisationen, wie z. B. in Callcentern, muss bei der Gesamtschichtdauer eine Pause in der Mitte berücksichtigt (abgezogen) werden.

Um beiden Bedürfnissen gerecht zu werden, bieten wir dir die Möglichkeit, eine Regel für die Pausen zu erstellen. 

Unter Regeln für die Schichten > Pausen kannst du auswählen, ob Pausen von der Schichtdauer abgezogen werden sollen. 

• Aktiviere den Schalter

• Es erscheint ein neues Fenster mit wichtigen Informationen, die dir helfen werden, die Bedeutung des Begriffs besser zu verstehen
• Klicke auf "Ja, anpassen"

ℹ️ Hinweis: Wie du aus der obigen Meldung ersehen kannst, ändert das System bei jeder Änderung der Berechnung der Schichtlänge auch alle bestehenden Schichten (sowohl in Desktop als auch in Mobile) sowie die Kapazität. Behalte dies im Hinterkopf, falls du deine Mitarbeiter über diese Änderungen informieren musst. 

Schauen wir uns nun ein Beispiel an, um dies besser zu veranschaulichen. Wir erstellen eine Schicht von 9 bis 18 Uhr mit einer Stunde Pause und zeigen den Unterschied zwischen der Aktivierung und Deaktivierung des Pausenabzugs.

• Pausenabzug aktiviert: 

Konfiguration: 

Endgültige Schicht: 8-Stunden-Schicht

• 

  
  

  Pausenabzug deaktiviert:

Konfiguration: 

Endgültige Schicht: 9-Stunden-Schicht