Verwalten von digitalen Signaturen in Smart Docs

Sobald du eine Anfrage einer digitalen Signatur erstellt hast, kannst du alle Anfragen unter Smart Docs  > Digitale Signatur einsehen. 

Hier hast du einen Überblick über alle an Mitarbeiter gestellten digitalen Signaturanfragen.  

Status

Dies sind die Status, die du im Übersichtsbereich sehen kannst, gefolgt von den Aktionen, die du von dort aus durchführen kannst:

• Unterschrieben: der Empfänger hat das Dokument unterschrieben
• Antwort ausstehend: der Empfänger hat das Dokument noch nicht unterschrieben
• Versand ausstehend: der Empfänger hat das Dokument noch nicht erhalten
• Abgelehnt: der Empfänger hat die Unterschrift des Dokuments verweigert
• Storniert: die angeforderte Unterschrift wurde für ungültig erklärt
• Anfrage fehlgeschlagen: API fehlgeschlagen

Hinweis: 

• Sobald der der Signatur Prozess abgeschlossen ist, wird dem Namen des Dokuments der Zusatz "DigitalSigned" vorangestellt, welchen du im Tab Dokument siehst 
• Im Modus der sequenziellen Weiterleitung wird der oben erwähnte Zusatz erst zu sehen sein, wenn alle ausgewählten Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben
• Sobald der Signaturvorgang eingeleitet ist, werden die Credits vom Guthaben abgezogen. Wird der Vorgang abgebrochen, werden die Credits für die digitale Signatur nicht wieder auf dein Guthaben übertragen.

Aktionen

Du kannst folgende Aktionen bei einer digitalen Signaturanfrage abhängig vom Status durchführen:

• Dokument ansehen- öffnet das gewählte Dokument zur Ansicht 
• Erinnerung senden - sendet eine Erinnerung per E-Mail an den Unterzeichner
• Anfrage stornieren - storniert die digitale Signaturanfrage
• Erneut senden - sendet die Signaturanfrage erneut

Die folgende Tabelle listet dir auf, welche Aktion bei welchem Status ausgeführt werden kann:

Hinweis: 

• Wenn du die Aktion Dokument stornieren bei einer Signaturanfrage mit sequenzieller Weiterleitung tätigst, werden alle bisher gesammelten Unterschriften dieser digitalen Signaturanfrage gelöscht
• Wenn du die Aktion Dokument stornieren bei einer Signaturanfrage tätigst, wird die Anfrage aus der Übersicht gelöscht und nicht mehr angezeigt

Individuelle Aktionen

Um eine individuelle Aktion durchzuführen, folge bitte den folgenden Schritten:

• Klicke auf die Click drei Punkte für eine spezielle Signaturanfrage
• Die Aktionen werden basierend auf dem Status aufgelistet 
• Klicke auf die entsprechende Aktion 

Mehrfachaktion

Um eine Mehrfachaktion durchzuführen, folge bitte den folgenden Schritten:

• Markiere links die Kästchen, um die gewünschten digitalen Signaturanfragen auszuwählen
• Klicke jetzt auf Aktionen oberhalb der Liste, um die verfügbaren Mehrfachaktionen abhängig vom Status der jeweiligen Anfrage, auswählen zu können
• Klicke nun auf die gewünschte Aktion, die du planst durchzuführen

Hinweis: 

• Dokument ansehen ist in der Mehrfachaktion nicht verfügbar
• Die Ansicht der Aktionen ist abhängig von Status-Überschneidungen der gewählten Signaturanfragen. Wenn du z. B. Signaturanfragen mit dem Status "Unterschrieben" und "Antwort ausstehend" auswählst, wird dir bei der Mehrfachaktion unter Aktionen nur 'Dokument stornieren' als mögliche Aktion angezeigt